clockster & Aiplus: No.1 dalam Pendidikan dan Manajemen Staf

Rangkaian pusat pendidikan Aiplus telah membuktikan dirinya sebagai pelopor di Kazakhstan, mempersiapkan siswa untuk masuk ke institusi pendidikan kelas dunia seperti NIS, RFMS, BIL, dan unggul dalam Ujian Nasional Bersatu (UNT). Pusat Persiapan Republik “Aiplus” telah berkembang aktif dan beroperasi dengan sukses di sektor pendidikan selama hampir 8 tahun, menghasilkan ribuan siswa setiap tahun yang berhasil mencapai tujuan pendidikan mereka.

Jaringan “Aiplus” hadir di beberapa kota besar di Kazakhstan, termasuk Almaty, Shymkent, dan Astana, dengan 8 cabang di kota-kota tersebut. Pada tahun 2016, cabang pertama dibuka di Almaty, diikuti dengan satu cabang di Astana pada tahun 2019. Kunci keberhasilan “Aiplus” adalah timnya, yang terdiri dari lebih dari 600 anggota di tiga kota besar ini, termasuk staf administrasi dan manajerial serta tenaga pengajar. Staf administrasi dan manajerial mencakup berbagai departemen, termasuk departemen pendidikan, departemen SDM, departemen mentoring, departemen pemasaran, departemen penjualan, administrator kantor, departemen metodologi dan riset, departemen keuangan, departemen pengendalian mutu, dan departemen TI.

Pada November 2022, jaringan “Aiplus” mengambil langkah penting untuk meningkatkan operasinya dengan mendaftar ke sistem clockster. Saat ini, clockster sepenuhnya terintegrasi dan digunakan secara aktif oleh staf administrasi dan manajerial “Aiplus” di semua cabangnya di seluruh Kazakhstan. Langkah penting dalam transformasi digital proses pendidikan ini menjanjikan peluang dan peningkatan baru bagi jaringan “Aiplus”.

Manajemen Staf dan Pelacakan Kehadiran sebelum clockster

Mensistematisasi dan mengendalikan jam kerja staf adalah aspek penting dari manajemen efektif di pusat pendidikan. Dalam sebuah wawancara dengan Violetta Kim, manajer HR untuk kota Astana, kami mengetahui bagaimana manajemen staf dan pelacakan kehadiran dilakukan di jaringan pusat pendidikan Aiplus sebelum menerapkan sistem clockster.

Violetta Kim berbagi bahwa pada awalnya, manajemen staf di jaringan “Aiplus” relatif sederhana. Staf administrasi dan manajerial menggunakan grup Telegram untuk memberi tahu saat mereka check-in dan check-out dari pekerjaan. Pesan ini mengikuti format teks sederhana di mana karyawan menulis “Tiba” atau “Pulang.” Namun, metode ini tidak selalu memberikan catatan jam kerja yang lengkap dan dapat diandalkan, yang menyebabkan perselisihan sesekali.

Kesulitan muncul karena entri berbasis teks tidak selalu akurat, dan karyawan terkadang salah atau tidak jujur melaporkan kehadiran mereka di tempat kerja. Untuk menyelesaikan perselisihan seperti itu, mereka harus menggunakan rekaman kamera pengawas. Semua ini berubah dengan penerapan sistem clockster, yang secara signifikan menyederhanakan dan meningkatkan proses pelacakan kehadiran dan manajemen staf di jaringan “Aiplus”.

Budaya Disiplin dan Dasar Pendidikan di “Aiplus”

Disiplin di antara staf adalah bagian integral dari budaya perusahaan di jaringan pusat pendidikan “Aiplus”. Dalam wawancara dengan Violetta Kim, manajer HR untuk kota Astana, ia menekankan pentingnya disiplin ketat, yang berlaku untuk semua karyawan pusat. Ia mencatat, “Disiplin sangat penting bagi setiap karyawan di pusat pendidikan ‘Aiplus’.”

Bagi “Aiplus,” disiplin bukan hanya sekadar kata, melainkan salah satu aspek paling penting dari lingkungan pendidikan. Mengingat bahwa pusat ini fokus pada pendidikan anak-anak, setiap karyawan harus menjadi contoh disiplin. Violetta Kim menjelaskan, “Kami adalah pusat pendidikan, yang berarti anak-anak datang untuk belajar, dan karenanya semua karyawan harus sudah ada di sini pada waktunya, terutama guru, mentor, dan administrator.”

“Untuk kehadiran guru, misalnya, kepala departemen yang memantaunya, tetapi kami juga membutuhkan kepala departemen agar tidak terlambat sendiri.”

Karyawan mentor juga berperan penting dalam memastikan disiplin. Mereka datang lebih awal untuk menyambut anak-anak. “Mentor datang pukul 8:15, administrator pukul 8:00, dan anak-anak tiba pukul 8:40. Ini berarti mereka harus ada di tempat kerja sebelum siswa,” kata Violetta Kim.

Komitmen terhadap disiplin dan organisasi ini berasal dari nilai “Siswa adalah dasar dari semua yang kami lakukan.” Di “Aiplus,” setiap siswa dihargai, dan pusat berusaha menciptakan kondisi ideal untuk pembelajaran dan pengembangan mereka, dimulai dari pagi hari. Disiplin adalah bagian integral dari proses ini, memastikan efektivitas kegiatan pendidikan pusat.

Sistem Pelacakan Kehadiran dan Adaptasi ke clockster

Jaringan pusat pendidikan Aiplus mengikuti kebijakan yang cukup longgar terhadap karyawannya, yang tercermin dalam tidak adanya penalti untuk keterlambatan. Sebagai gantinya, pusat ini mengandalkan sistem clockster untuk secara efektif melacak kehadiran karyawan. Violetta Kim, manajer HR, menjelaskan, “Akuntan kami menggunakan clockster untuk melacak kehadiran karyawan, menentukan hari mereka hadir, dan menghitung gaji mereka sesuai.”

Baru-baru ini, Aiplus mulai menggunakan fitur Statistik dari clockster untuk menganalisis kehadiran dan ketepatan waktu karyawan secara lebih rinci. Ini memungkinkan mereka mengidentifikasi karyawan yang sering terlambat dan yang selalu tepat waktu.

Violetta Kim menekankan bahwa integrasi clockster adalah proses yang relatif cepat: “Mengenai adaptasi di Astana, kami menerapkannya hanya dalam beberapa hari. Di Astana, kami memiliki sekitar 60 staf administrasi dan manajerial. Seperti yang saya sebutkan, kami memiliki 206 karyawan di tiga kota, dengan sekitar 60 di Astana”. Menurut Violetta Kim, sebagian besar staf administrasi dan manajerial di Astana masih muda, berusia antara 23 hingga 25 tahun, yang memungkinkan mereka cepat beradaptasi dengan aplikasi baru. Ia mencatat, “clockster sangat intuitif. Tidak ada yang perlu menjelaskannya kepada saya. Mereka hanya bilang, ‘Sekarang kita punya clockster.’ Kami cepat mendaftar, memasukkan nama kami, mengirim permintaan jadwal kerja, dan selesai. Sangat mudah digunakan dan sederhana.”

Kami juga berbicara dengan Stakhan Abzal, manajer HR di Almaty, untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana clockster membantu mengatasi masalah manajemen staf dan mencapai tujuan di jaringan pusat pendidikan Aiplus. Abzal menjelaskan penerapan clockster secara bertahap: “Kami mulai dengan menambahkan semua departemen dan posisi ke sistem, lalu memberikan akses ke kepala departemen untuk menambahkan staf mereka. Metode ini memastikan implementasi solusi berjalan lancar dan sistematis.”

Adaptasi terhadap clockster ini menegaskan fleksibilitas dan aksesibilitas sistem, menjadikannya alat efektif untuk pelacakan kehadiran dan manajemen staf di pusat pendidikan Aiplus.

“Setelah penerapan clockster di Aiplus, terjadi perubahan signifikan. Disiplin karyawan meningkat drastis, dan keterlambatan berkurang 15%. Perhitungan gaji menjadi lebih akurat, dan manajer HR menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk pemantauan dan analisis data.” – Stakhan Abzal, manajer HR di Almaty.