clockster – kunci sukses manajemen staf di jaringan Specialty Coffee ternama, Master Coffee

Dalam dunia bisnis kedai kopi berantai, di mana setiap menit sangat berharga, pimpinan Master Coffee telah meningkatkan keahlian mereka dalam manajemen staf dengan sistem clockster. Manajemen waktu yang efektif dan pelacakan kehadiran karyawan telah menjadi kisah sukses bagi perusahaan, yang saat ini mengoperasikan enam cabang di ibu kota Kazakhstan, dengan tiga cabang lagi dalam tahap pembukaan, serta lokasi waralaba di Almaty, Semey, dan Qyzylorda. Selain jaringan kopi Master Coffee, perusahaan ini adalah salah satu pengecer kopi dan peralatan kopi online terbesar di negara tersebut dan pemasok kopi sangrai segar dengan kapasitas produksi hingga 40 ton per bulan. Mereka juga menjalankan Sekolah Pelatihan Barista mereka sendiri dan departemen dukungan teknis mesin kopi.

Saat ini, dengan lebih dari 150 karyawan termasuk staf outsourcing, Master Coffee memutuskan untuk menerapkan sistem clockster pada Maret 2020, tepat di tengah pandemi. Keputusan ini tanpa diragukan lagi berkontribusi pada stabilitas dan pertumbuhan jaringan mereka.

Dalam artikel ini, kami akan membahas bagaimana Master Coffee mengintegrasikan clockster ke dalam operasional mereka, mencapai optimalisasi proses bisnis, dan menegaskan statusnya sebagai pemain sukses dalam industri kopi di Kazakhstan.

Dari Absensi Manual ke Transparansi dan Akurasi

Dahulu, seperti banyak perusahaan lain, Master Coffee bergantung pada absensi manual. Setiap manajer cabang harus mengisinya, lalu data dipindahkan ke spreadsheet online. Untuk memastikan kepatuhan dengan jadwal kerja karyawan, bahkan kamera pengawas digunakan. Sayat Daniyarov, salah satu pendiri Master Coffee, menjelaskan: “Kami dulu bergantung pada kamera untuk mengecek apakah karyawan sudah hadir di pagi hari. Kedai kopi kami buka lebih awal, jadwal dimulai pukul 07:14. Karyawan harus datang lebih awal untuk menyiapkan dan mempersiapkan mesin kopi serta peralatan lainnya. Melacak kehadiran karyawan di lokasi, terutama pagi hari, adalah tantangan bagi kami.”

“Ada kasus di mana karyawan datang terlambat, dan manajer ‘menutupi’ mereka karena tanggung jawab keterlambatan karyawan ada pada manajer. Semua masalah diarahkan ke manajer, jadi mereka tidak selalu termotivasi untuk menunjukkan kondisi sebenarnya. Dengan absensi manual, kami tidak bisa memastikan akurasi 100%.”

Manajemen Master Coffee sangat menyadari bahwa jam 8 hingga 10 pagi adalah waktu puncak bisnis mereka. Pada periode ini, pelanggan mencari kopi segar dan sarapan yang mengenyangkan, dan setiap menit sangat penting. Karyawan harus hadir lebih awal karena keterlambatan check-in bisa menyebabkan kehilangan pelanggan dan merusak reputasi perusahaan.

Sayat Daniyarov, salah satu pendiri Master Coffee, menjelaskan: “Keterlambatan yang konsisten di pagi hari berarti kehilangan pelanggan. Itu berdampak langsung pada penjualan kami.”

Selain pelacakan kehadiran, pelacakan jam kerja yang sistematis juga diperlukan untuk menghindari kompensasi yang tidak adil bagi karyawan. Sayat menambahkan: “Kami perlu memastikan tidak ada kekurangan maupun kelebihan pembayaran, dan tahu dengan tepat siapa bekerja kapan dan di mana.”

Dalam hal pengelolaan jadwal kerja, Master Coffee sebelumnya menggunakan metode tradisional seperti banyak restoran. Jadwal dicetak dan ditempel untuk dua minggu. Namun, di kedai kopi dengan tingkat pergantian staf yang tinggi, jadwal harus terus diperbarui. Sayat menyimpulkan: “Karyawan di kedai kopi sering berganti, dipindahkan ke lokasi lain, atau dipromosikan, dan kami perlu menjaga jadwal tetap terbaru dan bisa diakses semua orang di lokasi.”

Di sinilah clockster membantu menangani tugas kompleks tersebut, memastikan pelacakan kehadiran yang akurat, kepatuhan jadwal, serta mendukung operasional jaringan kedai kopi dan bisnis ritel Master Coffee.
Menyadari pepatah “Waktu adalah uang,” Master Coffee mencari solusi yang tidak hanya memastikan akurasi kehadiran tetapi juga membuat proses lebih transparan dan otomatis. Pada bagian ini, kita akan melihat bagaimana clockster secara khusus mengatasi tantangan ini dan hasil yang dicapai melalui inovasi tersebut.

Memilih clockster: Keandalan dan Transparansi

Master Coffee memulai pencarian mereka dengan meninjau beberapa opsi yang tersedia di pasar, termasuk alternatif dari Rusia. Namun, seperti yang dicatat Sayat, solusi tersebut memiliki kekurangan: “Kami dulu menggunakan iiko, di mana harus check-in dengan kartu. Tetapi ada banyak ketidaknyamanan, dan kartu tidak selalu akurat karena bisa saling dipinjamkan antar karyawan.”

Situasi berubah ketika perwakilan clockster mendekati Master Coffee.

“Saya benar-benar suka bagaimana clockster dipresentasikan kepada saya. Saat itu, langganannya berbasis kartu, lalu kami membeli lisensi seumur hidup dari Anda.”

Namun, bukan hanya harga yang membuat clockster menjadi pilihan utama bagi Master Coffee. Sayat menekankan bahwa clockster sepenuhnya memenuhi kebutuhan mereka: “Saya bahkan tidak tahu apa yang membedakan Anda; jelas bahwa clockster adalah pilihan yang tepat untuk kami. Kehadiran karyawan mudah dilacak, dan semua data transparan. Manajer kini bisa dengan cepat mengisi jadwal. Karyawan langsung melihat perubahan jadwal kerja mereka lewat notifikasi; kami tidak perlu memberi tahu secara manual.”

Salah satu fitur tambahan clockster yang paling bernilai bagi Master Coffee adalah kemampuan untuk meminta kasbon. Sayat berbagi: “Kami aktif menggunakan fitur permintaan, dengan kasbon menjadi yang paling populer.”

“Kami senang ada radius lokasi di aplikasi mobile, sehingga kami tahu pasti karyawan melakukan check-in di lokasi. Kami tidak perlu mengecek kamera pengawas, dan karyawan kami lebih disiplin; mereka tahu bahwa jika ada masalah, kami akan melihatnya di clockster.”

clockster telah menjadi lebih dari sekadar alat absensi bagi Master Coffee; ia menjadi mitra andal yang membantu mereka mengoptimalkan proses bisnis dan mempertahankan standar tinggi dalam layanan pelanggan.