Manajemen staf di B&B Coffee House: Bagaimana clockster merevolusi salah satu jaringan kedai kopi paling ternama di Tashkent

Di dunia bisnis kopi saat ini, persaingan semakin ketat, dan mengelola serta mengoptimalkan alur kerja staf menjadi faktor kunci keberhasilan.

B&B Coffee House, salah satu jaringan kedai kopi paling terkenal di Tashkent dengan lebih dari 8 gerai dan lebih dari 200 karyawan, memutuskan untuk bergabung dengan sistem HR clockster pada tahun 2021.

Dibangun pada tahun 2015, B&B Coffee House dengan cepat meraih popularitas berkat hidangan lezat, kopi berkualitas, dan suasana yang menyenangkan. Namun, seiring dengan bertambahnya jumlah cabang dan karyawan, muncul kebutuhan untuk meningkatkan manajemen staf agar lebih efisien demi menjaga tingkat layanan yang tinggi dan kepuasan pelanggan.

Bergabungnya B&B Coffee House dengan clockster pada tahun 2021 merupakan peristiwa penting baik bagi jaringan kedai kopi ini maupun bagi clockster di Uzbekistan. Mereka menjadi salah satu klien besar pertama kami yang menerapkan clockster di negaranya. Dalam artikel ini kita akan melihat bagaimana clockster membantu B&B Coffee House mengoptimalkan manajemen staf, meningkatkan kualitas layanan, dan meningkatkan efisiensi cabang mereka.

Perjalanan menuju clockster: Evolusi Manajemen Staf

Bab ini akan membahas proses penerapan sistem manajemen staf clockster di jaringan B&B Coffee House, mulai dari sejarah manajemen staf mereka hingga solusi yang menjadikan clockster sebagai bagian integral dari operasional mereka.

Lembar hadir manual di HoReCa: masalah faktor manusia

Pada awalnya, seperti banyak kedai kopi lainnya, B&B Coffee House menggunakan sistem pencatatan kehadiran manual yang kuno. Karyawan hanya menandai waktu datang dan pulang di lembar hadir dengan tanda tangan mereka.

“Tentu saja, seperti biasanya, ada beberapa kelonggaran dalam penggunaan lembar hadir manual. Bagaimanapun, kita semua manusia. Saya sendiri memulai karir di industri HoReCa, bekerja sebagai pelayan, kemudian administrator dan manajer. Jadi saya sangat memahami bagaimana keadaannya. Itulah sifat dari industri ini.”

Zhakhongir Umarov, pendiri jaringan B&B Coffee House, berbagi tentang masalah dengan lembar hadir manual: “Pada dasarnya, ketika proses pencatatan kehadiran dilakukan secara manual, manajemen menghadapi masalah yang bahkan tidak kami sadari sebelumnya. Mengapa? Karena di pagi hari, ketika Anda datang bekerja dan melihat penjualan sedikit, atau bahkan tidak ada sama sekali, lalu bertanya kepada karyawan, ‘Apa yang terjadi, kenapa sedikit pelanggan?’. Jawabannya hampir selalu sama: ‘Memang tidak ada pelanggan.’ Tentu saja, tidak ada yang mau mengakui bahwa mereka terlambat bekerja. Bahkan jika pelanggan cukup banyak, selalu ada alasan yang siap digunakan.”

Peralihan dari lembar hadir manual ke kompetitor clockster dan tantangan yang dihadapi

Setelah lama menggunakan sistem pencatatan kehadiran manual, B&B Coffee House memutuskan untuk beralih ke sistem otomatis (kompetitor kami). Ini adalah langkah penting untuk meningkatkan operasi bisnis mereka, tetapi ternyata juga menghadirkan sejumlah tantangan.

“Masalah pertama dan mungkin yang paling signifikan yang kami hadapi saat menggunakan sistem kompetitor adalah sulitnya memasukkan jadwal dan kalender karyawan. Proses input data ini sangat tidak praktis dan memakan banyak waktu. Itu sangat merepotkan mengingat jumlah informasi yang harus dimasukkan.”

Selain itu, dalam sistem ini, staf B&B Coffee House mencatat kedatangan mereka menggunakan kode. Hal ini membuka peluang manipulasi dan kesalahan, karena satu karyawan bisa mencatat kehadiran untuk orang lain. Ambiguitas ini menjadi masalah yang nyata.

“Untuk mengatasi masalah ini, setahun kemudian kami memasang perangkat sidik jari. Namun, sistem ini juga tidak bebas dari kekurangan. Terkadang perangkat gagal berfungsi, yang menimbulkan ketidaknyamanan tambahan dan memperlambat proses pencatatan kehadiran.”

Mengingat tingginya turnover staf di industri HoReCa, masalah dalam penggunaan sistem sebelumnya menjadi semakin jelas. Karyawan sering mengabaikan kegagalan sistem dan langsung bekerja tanpa mencatat kehadiran. Hal ini memaksa manajemen B&B Coffee House untuk menghabiskan waktu menangani dan memperbaiki kesalahan.

Beralih ke kompetitor clockster lain dan tantangan baru

“Kemudian kami memutuskan untuk beralih ke sistem lain, dan ada detail penting yang perlu diperhatikan. Perbedaannya adalah pada sistem kedua ini, waktu shift tidak sesuai dengan kebutuhan kami.”

Dalam sistem ini (kompetitor clockster), shift kerja dihitung dari jam 12 malam hingga 12 malam. Namun, salah satu cabang B&B Coffee House buka hingga jam tiga pagi. Manajemen B&B Coffee House menginginkan agar shift dari pukul 18:00 hingga 03:00 dianggap sebagai satu shift penuh dan berkesinambungan. 

Namun, sistem tersebut tidak memungkinkan pengaturan shift seperti itu tanpa harus memecahnya menjadi beberapa bagian, misalnya: dari 18:00 hingga 00:00 dan dari 00:00 hingga 03:00. Hal ini menimbulkan kesalahpahaman.

“Kami selalu berpegang pada prinsip bahwa perangkat lunak harus menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis, bukan sebaliknya. Bisnis tidak boleh dipaksa untuk menyesuaikan dengan keterbatasan perangkat lunak. Perangkat lunak yang efektif harus mempermudah dan mengoptimalkan proses bisnis, bukan memperumitnya. Itu poin penting bagi kami.”

Manajemen B&B Coffee House sering kali menghadapi solusi dan produk lain yang dirancang dengan mempertimbangkan sisi klien, tetapi tidak cukup memperhatikan spesifikasi bisnis restoran. 

“Ketika Anda harus melakukan tiga kali lebih banyak tindakan, Anda bertanya: ‘Apa gunanya perangkat lunak ini?’. Maksud saya, kami melakukan semua ini agar lebih mudah dan hemat waktu. Bukan IT hanya demi IT, tapi untuk meningkatkan efisiensi bisnis.”