Merangkul Manajemen Staf Modern: Bagaimana clockster Menjadi Mitra Utama bagi "Mechta"

Dalam dunia ritel, sulit membayangkan sebuah organisasi yang sukses tanpa adanya sistem yang jelas untuk melacak kehadiran dan jam kerja karyawannya. Hari ini, kami ingin berbagi kisah tentang bagaimana jaringan ritel elektronik terkenal “Mechta” menerapkan sistem clockster untuk manajemen staf.

Perusahaan “Mechta” berspesialisasi dalam penjualan eceran peralatan elektronik konsumen, dan karyawan di toko mereka memainkan peran penting dalam memberikan layanan berkualitas. Tim mereka yang berjumlah 4.200 orang terdiri dari konsultan, manajer gudang, dan kasir, masing-masing memiliki peran unik dalam memastikan kepuasan pelanggan.

Pada akhir Oktober 2021, manajemen “Mechta” bertemu dengan tim clockster dan memutuskan untuk melakukan eksperimen dengan mendaftar uji coba satu bulan di salah satu cabang.

Saat ini, di lebih dari 10 kota di Kazakhstan, karyawan “Mechta” bekerja dengan clockster, yang memungkinkan mereka mengelola waktu dan sumber daya tenaga kerja dengan lebih efisien. Ini adalah contoh bagaimana perubahan kecil dapat memberikan dampak besar, bahkan pada perusahaan besar seperti “Mechta”.

Tantangan HR dan manajemen staf di “Mechta”

Sebelum penerapan clockster, proses manajemen staf di jaringan ritel ini dilakukan dengan metode yang cukup tradisional.

Rapat dan survei harian

Sebelum ada clockster, setiap pagi di toko “Mechta” dimulai dengan rapat harian administrasi toko, termasuk direktur dan wakilnya. Selama rapat ini, dilakukan survei untuk memastikan apakah karyawan hadir di tempat kerja. Survei ini memungkinkan identifikasi karyawan yang absen dan pengambilan tindakan yang sesuai.

Pengawasan sepanjang hari

Sepanjang hari kerja, supervisor yang bertanggung jawab atas departemen tertentu memeriksa kehadiran karyawan hingga akhir hari. Ini adalah langkah lain dalam memastikan disiplin dan pengendalian staf.

Jadwal dan pemberitahuan

Wakil direktur toko memainkan peran penting dalam membuat jadwal untuk bulan berikutnya. Karyawan menyampaikan kebutuhan cuti sakit atau cuti tahunan melalui atasan langsung atau melalui pesan WhatsApp. Semua data ini kemudian diteruskan ke departemen HR.

Rekonsiliasi absensi

“Sebelum penerapan clockster, saya dan rekan-rekan dari departemen HR harus merekonsiliasi absensi di akhir setiap bulan, yang memakan waktu sekitar 2/3 hari kerja. Absensi dengan semua koreksi dikirim kembali ke toko, kepada direktur atau wakilnya, untuk direkonsiliasi dan diidentifikasi perbaikannya, karena kehadiran nyata karyawan hanya bisa diverifikasi oleh mereka. Proses ini terjadi di semua departemen, sehingga sangat memakan waktu.”

Penggajian 

Kantor cabang jaringan “Mechta” berlokasi cukup jauh dari setiap divisi. Manajer HR senior di cabang Astana, Alexandra, berbagi bagaimana operasional harian sering menghadapi masalah tertentu: “Banyak masalah muncul karena wakil direktur dan manajer tidak dapat melacak semua karyawan dan mengonfirmasi kehadiran tepat waktu mereka di tempat kerja. Terkadang, hal ini semakin rumit menjelang akhir bulan, misalnya jika seorang karyawan mengajukan cuti sakit pada tanggal 30 atau 31, dan wakil direktur belum sempat memasukkan perubahan ini ke dalam absensi, sehingga menimbulkan kelebihan pembayaran.“

Mencari solusi untuk masalah manajemen staf

Dengan semakin banyaknya toko dalam jaringan “Mechta,” yang mencapai 100 toko, serta kebutuhan akan manajemen staf yang lebih efisien, manajemen memutuskan untuk mencari solusi otomatis untuk pelacakan staf dan kehadiran, serta manajemen jadwal dan cuti karyawan. Pencarian ini membawa mereka kepada sistem clockster, menandai fase baru dalam manajemen staf “Mechta”.

Mengapa clockster unggul dibanding solusi manajemen staf lainnya?

Dalam pencarian solusi manajemen staf terbaik, “Mechta” mempertimbangkan berbagai opsi. Namun, clockster menarik perhatian perusahaan karena beberapa alasan utama.

Produk Nasional

“Yang pertama menarik perhatian kami adalah fakta bahwa ini adalah produk buatan Kazakhstan, dan setelah itu kami segera menjadwalkan pertemuan dengan manajer perusahaan.”

Perkenalan Pribadi

Manajer clockster, Temirlan, mendemonstrasikan kemampuan program dan memberikan periode uji coba bagi manajemen “Mechta.” “Selama masa uji coba, Temirlan selalu bersama kami 24/7, menjawab semua pertanyaan kami yang sangat banyak. Pendekatan ini sejalan dengan nilai-nilai perusahaan kami, itulah mengapa kami memilih clockster.”

Periode Uji Coba

Proses implementasi dimulai dengan satu unit cabang “Mechta” pada Oktober 2021. Tanggung jawab memantau jadwal dan keakuratan data di sistem clockster diberikan kepada wakil direktur cabang ini. “Yang mengejutkan, baik manajemen maupun karyawan cepat beradaptasi menggunakan program ini, dan mereka tidak mengalami masalah dalam pelacakan kehadiran. Pada awalnya, pengingat dicetak dan ditempel di mana-mana agar karyawan ingat untuk clock in dan clock out.”

Bulan uji coba berhasil, dan tak lama setelah selesai pada November, perusahaan mulai mencocokkan absensi dengan data di sistem Clockster.

Implementasi Bertahap

“Setelah kontrak ditandatangani antara LLP ‘Mechta Market’ dan LLP ‘clockster,’ kami memulai proses implementasi pada 1 April 2022. Proses ini memakan waktu sekitar 3-4 bulan, dan kami melakukannya secara bertahap, cabang demi cabang.”

Adaptasi ke sistem baru

Pada awalnya, penerapan clockster di “Mechta” menjadi tantangan, terutama mengingat skala organisasi. Penting untuk memastikan setiap karyawan memiliki data yang benar, jadwal yang jelas, serta mencatat jam masuk dan keluar dengan tepat. Butuh sekitar dua bulan bagi tim “Mechta” untuk beradaptasi dengan sistem baru, tetapi setelah itu, pekerjaan menjadi lebih efisien dan transparan.

clockster menghadirkan inovasi dalam manajemen staf “Mechta,” membuat operasional perusahaan menjadi lebih modern dan efektif.

Bagaimana peningkatan manajemen staf dengan clockster berdampak pada layanan dan kepuasan pelanggan

“Salah satu perubahan paling terlihat setelah penerapan clockster adalah kecepatan kami dalam memberi tahu staf tentang perubahan jadwal kerja mereka.”

Fitur push notification terbukti sangat berharga bagi “Mechta,” terutama selama periode permintaan tinggi dan peningkatan penjualan. Kini, karyawan langsung menerima pemberitahuan tentang perubahan jadwal yang diperlukan dan dapat dengan mudah merencanakan waktu mereka. Hal ini memungkinkan “Mechta” memberikan layanan pelanggan berkualitas lebih tinggi dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Fitur tambahan clockster selain pelacakan kehadiran

Selain kontrol keterlambatan, clockster menyediakan beberapa fitur tambahan yang terbukti sangat berguna bagi perusahaan “Mechta.”

“Kami secara aktif menggunakan Task Manager dan fitur Pengumuman.”

Manajemen “Mechta” juga menggunakan fitur Pengumuman untuk memposting lowongan pekerjaan khusus bagi tim internal mereka. Hal ini tidak hanya menghemat waktu dalam merekrut kandidat, tetapi juga memungkinkan karyawan mereka segera melihat informasi tentang posisi yang tersedia di perusahaan.

clockster tidak hanya menjadi alat yang kuat untuk manajemen staf, tetapi juga mitra yang membantu memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan meningkatkan kinerja tim, yang merupakan hal terpenting bagi kami.

Kesimpulannya, kolaborasi antara perusahaan “Mechta” dan clockster adalah kisah tentang perubahan dan inovasi dalam manajemen staf. Kami membagikan kisah ini, mulai dari bagaimana perusahaan besar “Mechta” menghadapi tantangan dalam manajemen staf hingga penerapan clockster, dan bagaimana solusi kami mengubah pendekatan mereka terhadap manajemen.

Dengan clockster, manajemen “Mechta” dapat dengan cepat memberi tahu staf tentang perubahan jadwal, secara signifikan meningkatkan layanan pelanggan selama periode permintaan tinggi. Meningkatkan kepuasan pelanggan selalu menjadi prioritas “Mechta,” dan clockster telah menjadi alat yang andal dalam proses ini.

Fitur tambahan yang disediakan oleh clockster, seperti manajemen jadwal karyawan, Task Manager, dan publikasi Pengumuman, juga terbukti sangat membantu dalam mengoptimalkan penjadwalan waktu dan komunikasi internal di perusahaan.

clockster telah menjadi mitra tepercaya dalam manajemen staf, membantu menyederhanakan proses dan meningkatkan layanan pelanggan. Kami bangga dengan dampak positif yang telah diberikan sistem kami pada bisnis perusahaan “Mechta.” Kami yakin bahwa manfaat clockster juga dapat berharga bagi perusahaan lain yang berusaha membuat manajemen staf lebih efisien dan modern.