The Ritz-Carlton Astana dan clockster: Inovasi dalam Manajemen Staf

The Ritz-Carlton adalah merek internasional di bawah perusahaan Marriott International. Fokus utama jaringan ini adalah memberikan layanan dan akomodasi berkualitas tinggi di hotel kelas premium. Di Kazakhstan, The Ritz-Carlton diwakili oleh dua hotel: The Ritz-Carlton, Almaty, dan The Ritz-Carlton, Astana. Di dalam The Ritz-Carlton, Astana, terdapat sekitar 250 karyawan dan sekitar 100 kontraktor.

Namun, untuk mempertahankan tingkat layanan yang luar biasa ini dan secara efektif mengelola staf, The Ritz-Carlton, Astana beralih ke solusi inovatif. Sejak Agustus 2022, mereka telah menerapkan clockster, sebuah alat yang membantu mereka secara efisien mengelola jadwal kerja dan kehadiran tim.

Manajemen Staf yang Efektif: Dari Tantangan ke Inovasi

Manajemen staf di The Ritz-Carlton, Astana selalu menjadi tugas yang kompleks, membutuhkan ketelitian tinggi dan organisasi yang rapi. Hotel ini menyediakan layanan kelas atas, dan setiap menit sangat berarti.

Pencatatan kehadiran yang akurat dan pengendalian akses karyawan ke gedung sangatlah penting. Sebelumnya, The Ritz-Carlton, Astana menggunakan sistem pencatatan kehadiran lain yang meskipun efisien dalam beberapa aspek, ternyata cukup rumit dan mahal untuk organisasi mereka. Sistem tersebut dikembangkan mengikuti standar Amerika dan, pada saat integrasi, tidak sepenuhnya sesuai dengan kebutuhan hotel.

“Penerapan clockster membawa kami pada sebuah solusi sederhana dan mudah dipahami secara intuitif. Bahkan karyawan yang pertama kali menggunakan program ini dapat dengan mudah menavigasinya. Hal ini menjadi faktor kunci bagi kami, mengingat aktivitas operasional kami memerlukan tindakan cepat dan perhitungan setiap menit.”

Untuk mempermudah pekerjaan karyawannya, The Ritz-Carlton, Astana meminta pengembang clockster menambahkan sejumlah fitur yang telah diuji dan dioptimalkan dalam sistem sebelumnya. Ini termasuk tombol pintas, template, dan antarmuka yang lebih sederhana, sehingga mengurangi jumlah klik yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Peningkatan ini membuat proses pencatatan kehadiran lebih efisien dan mudah dipahami oleh semua karyawan.

Selain itu, transisi ke clockster juga mengurangi beban keuangan, karena sistem baru ini lebih hemat biaya sekaligus mempertahankan kualitas layanan yang tinggi.

Optimasi dan Inovasi: Mencari Solusi untuk Manajemen Staf

Proses pencarian solusi manajemen staf di The Ritz-Carlton, Astana dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan dan tujuan spesifik.

“Tujuan utama kami adalah mendapatkan data kehadiran karyawan yang berharga, kemampuan mengelola jadwal dan menganalisis data, serta menciptakan pelaporan yang mudah diakses dan direkonstruksi untuk mengoptimalkan proses bisnis dan mengendalikan biaya,” kata Direktur HR, Zhannar Zhambulova.

“Ketika kami mulai mencari solusi, beberapa faktor membuat clockster menjadi pilihan yang paling menarik. Pertama, clockster adalah startup asal Kazakhstan, dan dukungan dari produsen dalam negeri selalu penting bagi kami. Kami yakin bahwa kami bisa mendapatkan tingkat dukungan dan kolaborasi yang diperlukan dengan produsen lokal. Kedua, clockster menawarkan solusi yang tidak hanya lebih terjangkau tetapi juga lebih mudah dipahami oleh karyawan kami, berkat antarmuka yang sederhana dan dukungan multi-bahasa (Rusia/Inggris/Kazakh),” jelas Asisten Manajer HR, Aizhan Sagyntai.

Proses penerapan clockster berjalan lancar, mengingat The Ritz-Carlton, Astana sudah memiliki pengalaman dengan sistem pencatatan kehadiran dan tahu fitur serta alat apa yang mereka butuhkan. Bagian penting dari integrasi adalah interaksi dengan sistem 1C, yang digunakan untuk mengelola banyak aspek bisnis hotel. clockster dan pengembang 1C berhasil berkolaborasi untuk menciptakan solusi yang disesuaikan, dengan mempertimbangkan kebutuhan spesifik organisasi.

“Penting untuk dicatat bahwa proses penerapan memakan waktu jauh lebih sedikit dibandingkan dengan sistem sebelumnya. Hal ini karena clockster sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis kami, dan kami dapat menghindari negosiasi serta integrasi yang panjang. Meskipun penerapan berjalan sukses, kami masih memiliki beberapa permintaan ke clockster terkait fitur tambahan dan pelaporan, dan kami berharap pengembang dapat memenuhinya di masa depan,” tambah Asisten Manajer HR, Aizhan Sagyntai.

Dengan demikian, berkat clockster, The Ritz-Carlton, Astana mampu mengoptimalkan manajemen staf dan memastikan tingkat keamanan serta kontrol yang lebih tinggi, yang sangat penting bagi industri perhotelan.

Manajemen Staf yang Efektif dengan clockster: Hasil dan Peningkatan

Setelah menerapkan clockster, The Ritz-Carlton mencatat sejumlah peningkatan dan hasil spesifik yang meningkatkan efisiensi manajemen staf. Direktur HR, Zhannar Zhambulova, menyebutkan beberapa di antaranya:

1. Pencatatan Kehadiran:

  “Sistem clockster memungkinkan kami untuk mencatat kehadiran karyawan secara akurat, termasuk jam masuk dan keluar, istirahat, dan cuti. Ini membantu mengotomatisasi proses pencatatan kehadiran, mengurangi kesalahan, dan menyediakan data yang akurat untuk perhitungan gaji dan manajemen tenaga kerja.”

2. Kontrol Akses:

   “Sistem berbasis biometrik clockster memastikan kontrol akses yang andal bagi karyawan yang memasuki gedung. Hal ini meningkatkan keamanan dan melindungi kami dari akses yang tidak sah.”

3. Otomatisasi Proses:

   “clockster telah sangat menyederhanakan dan mengotomatisasi proses pencatatan kehadiran dan kontrol akses. Kami tidak lagi menghabiskan waktu untuk mengisi laporan secara manual dan memeriksa kartu waktu. Hal ini mengurangi kemungkinan kesalahan dan membebaskan sumber daya untuk tugas yang lebih penting.”

4. Analitik dan Pelaporan:

   “clockster memberikan kami alat analitik dan laporan yang membantu menganalisis data kehadiran karyawan. Ini memungkinkan kami mengidentifikasi tren, mengoptimalkan proses kerja, dan membuat keputusan yang tepat.”

Asisten Manajer HR, Aizhan Sagyntai, menekankan: “Kami yakin bahwa clockster telah meningkatkan efisiensi manajemen staf di The Ritz-Carlton, Astana. clockster memungkinkan kami untuk merampingkan proses penggajian, terutama untuk kontraktor yang dibayar per jam. Laporan yang akurat mengenai lembur dan kekurangan jam telah menyederhanakan proses ini dan membuatnya lebih efisien.”

Fitur clockster yang Berguna dalam Operasi Sehari-hari

Untuk waktu yang lama, The Ritz-Carlton, Astana menghadapi kesulitan dalam pencatatan kehadiran: salah satu kelemahan paling umum dari sistem sebelumnya adalah tidak semua jam masuk tercatat, sehingga menimbulkan celah dalam data. Hal ini menunjukkan sensitivitas rendah sistem dan perangkat usang yang digunakan untuk pengambilan data.

Asisten Manajer HR, Aizhan Sagyntai, berbagi: “Dengan sistem sebelumnya, karena sensitivitas perangkat yang rendah, sering kali terjadi masalah di mana karyawan berkata, ‘Saya sudah check-in, tapi tidak terekam.’ Karyawan yang benar-benar lupa melakukan check-in menggunakan masalah perangkat sebagai alasan.”

“Sekarang, dengan perangkat clockster, jika tidak ada catatan check-in di sistem, itu benar-benar berarti karyawan tersebut tidak melakukan check-in. Atau mungkin foto mereka saat pendaftaran berkualitas rendah. Itu saja masalah yang kami temui saat ini.”

The Ritz-Carlton, Astana bahkan pernah menghadapi situasi di mana perangkat clockster, tidak seperti sistem sebelumnya, begitu sensitif hingga tanpa sengaja mencatat check-in karyawan dari jarak satu setengah meter. Namun, clockster dikonfigurasi untuk aktif hanya ketika karyawan mendekat dalam jarak 30–50 sentimeter. clockster dan perangkat biometriknya terbukti andal dan efektif, membantu hotel mencapai pencatatan kehadiran yang lebih akurat dan nyaman.

“Selain itu, clockster sangat meningkatkan proses pendaftaran karyawan. Aplikasi seluler yang terintegrasi dengan sistem memungkinkan karyawan mengunggah foto mereka sendiri untuk identifikasi biometrik. Ini secara signifikan menyederhanakan dan mempercepat proses, membebaskan administrasi kami dari kebutuhan pendaftaran manual setiap karyawan. Sekarang mereka bisa fokus pada tugas penting lainnya.”

Sekarang, tim clockster dapat dengan yakin mengatakan bahwa sistem dan perangkat biometrik mereka telah menjadi alat yang andal dan efisien untuk pencatatan kehadiran dan kontrol akses di The Ritz-Carlton, Astana. Inovasi ini secara signifikan meningkatkan akurasi, keandalan, dan kenyamanan operasi sehari-hari.

“Dalam hal dampaknya terhadap tim dan layanan tamu, clockster terutama mendorong disiplin dan tanggung jawab karyawan. Pencatatan kehadiran yang akurat memungkinkan kami merencanakan jadwal kerja dan sumber daya dengan lebih baik,” tambah Direktur HR, Zhannar Zhambulova.

Rekomendasi dan Keunggulan Utama clockster untuk Hotel Lain

“Kami sebenarnya adalah hotel pertama yang memilih untuk menerapkan sistem clockster. Dan, terus terang, bukan untuk menyombongkan diri, tetapi memang benar: banyak hotel lain akhirnya mulai meminta informasi kepada kami tentang sistem ini. Dalam bisnis hotel, berbagi pengalaman itu krusial. Jika satu hotel mencoba sesuatu yang baru, yang lain segera mengetahuinya karena kami semua berusaha mengikuti tren dan praktik terbaik.”

Asisten Manajer HR, Aizhan Sagyntai, berbagi: “Untuk hotel lain, banyak yang mendekati kami dengan pertanyaan tentang bagaimana integrasi clockster berjalan bagi kami dan apakah itu layak untuk diperhatikan dan dicoba. Dan jawaban kami selalu positif. clockster benar-benar membantu kami mengoptimalkan proses.”

“Di pasar domestik, clockster saat ini adalah salah satu solusi paling populer, bahkan mungkin satu-satunya yang menyediakan solusi seperti ini di negara kami. Kami terus memberikan saran dan membantu rekan-rekan dari hotel lain dalam mengintegrasikan sistem ini. Kadang-kadang bahkan ada hotel yang meminta pengembang 1C untuk ‘buat seperti The Ritz-Carlton.'”

The Ritz-Carlton, Astana mengintegrasikan clockster relatif cepat, hanya dalam waktu empat bulan.

“Jika dihitung sejak Agustus, kami sudah mulai memproses penggajian pertama menggunakan data clockster pada Desember/Januari. Namun tentu saja, baru sekitar Maret ketika ekspor data benar-benar berjalan sukses.”

Kesimpulannya, clockster mampu membawa perubahan yang benar-benar positif pada aktivitas operasional The Ritz-Carlton, Astana, sebuah hotel bintang lima. clockster menyediakan solusi berteknologi tinggi untuk pencatatan kehadiran dan kontrol akses yang jauh melampaui bukan hanya metode mekanis dan manual yang usang, tetapi juga banyak sistem pencatatan kehadiran lainnya. Tim clockster menghargai kepercayaan yang diberikan kepada mereka dan terus mengembangkan solusi mereka untuk membantu hotel-hotel ternama lainnya di seluruh dunia mencapai efisiensi dan kualitas layanan yang lebih tinggi. Tim ini menyampaikan rasa terima kasih atas kolaborasi yang produktif dan kepercayaan terhadap clockster, mitra andal dalam otomasi manajemen staf!