Что такое общий административный отдел? Определение и обязанности

Вы когда-нибудь слышали о должности General Affairs (GA)? Эта роль считается одной из ключевых в компании и пользуется большим спросом среди соискателей с соответствующей квалификацией. Но в чём именно заключается работа GA и каковы его обязанности?

Несмотря на важность этой позиции, о ней до сих пор известно не так много. В этой статье Clockster расскажет вам всё, что нужно знать о должностных обязанностях и ответственности General Affairs. Поехали!

Что такое General Affairs?

Проще говоря, General Affairs — это специалист, отвечающий за все операционные процессы в компании. Работа GA охватывает поддержку менеджмента и организацию повседневной деятельности. Учитывая масштаб задач, эта должность занимает важное и ценное место в любой компании.

GA обычно является частью отдела управления персоналом (HRD). В его обязанности также входит управление активами под руководством операционного директора.

Какие требования предъявляются к General Affairs

Работа в должности GA требует высокой квалификации и не подходит каждому. Эта роль включает в себя управленческие и организационные задачи, которые могут быть сложными для новичков. Существуют определённые навыки и опыт, необходимые для этой должности. Вот ключевые из них:

Навыки управления и администрирования

Описание должности GA тесно связано с принятием решений внутри компании. Поэтому кандидатам важно обладать хорошими навыками управления и администрирования.

Навыки управления касаются организации процессов, а администрирование — ведения документации и делопроизводства. Обладая этими навыками, GA сможет уверенно справляться с рабочими задачами и вызовами.

Умение решать проблемы

Принятие решений в бизнесе всегда сопряжено с определёнными рисками. Даже незначительная ошибка может повлиять на весь процесс работы компании.

Именно поэтому навык решения проблем является обязательным для GA. Это важное качество помогает команде быстрее находить выход из сложных ситуаций.

Коммуникативные навыки

Профессиональный GA должен разбираться во всех формах делового общения и уметь грамотно его применять. Учитывая необходимость взаимодействия со всеми отделами, важно налаживать доверительные отношения и избегать недоразумений. Поэтому развитые коммуникативные навыки — обязательное условие.

Чем занимается General Affairs?

Ранее уже упоминалось, что GA активно участвует в процессе принятия решений в компании. Но каков конкретный перечень его обязанностей? Вот основные из них:

Организация закупки активов

Активы компании, такие как компьютеры, относятся к полупостоянным ресурсам, которые со временем требуют замены. GA отвечает за процесс их закупки, включая выбор подходящего оборудования.

Уход за активами компании

Помимо покупки активов, GA занимается их обслуживанием: регулярной проверкой состояния и контролем за правильным использованием сотрудниками.

Контроль расходов на операционные нужды

Операционная деятельность компании связана с регулярными расходами — электричество, интернет и т. д. GA следит за своевременной оплатой и планирует бюджет на такие платежи.

Выплата зарплаты фрилансерам

Некоторые компании нанимают фрилансеров. Их оплата отличается от зарплаты штатных сотрудников, и GA отвечает за организацию выплат этим специалистам.

Организация ремонта или открытия филиалов

Когда компания расширяется и открывает новые офисы, GA участвует в этом процессе. Он отвечает за бюджетирование и организацию логистики.

Функции General Affairs

Исполняя свои обязанности, GA одновременно выполняет несколько функций в компании:

• Техническое обслуживание — уход за активами
• Отчётность — подготовка отчётов по активам и регулярным расходам
• Лицензирование — взаимодействие с внешними организациями по разрешениям
• Взаимодействие — поддержание связи с поставщиками и другими партнёрами

KPI General Affairs

Для оценки эффективности работы сотрудников используются ключевые показатели (KPI). Для GA также применяются определённые метрики. Вот примеры таких показателей:

Теперь, когда вы узнали, чем занимается General Affairs, заинтересовались ли вы этой профессией? Эта должность несёт большую ответственность, ведь GA напрямую подчиняется операционному директору.