Личный ассистент: кто это и чем он занимается?
Личный ассистент — это человек, ответственный перед руководителем как в рабочих, так и в личных вопросах. Предприниматели или директора, в силу своей занятости, нуждаются в человеке, который поможет им организовать часть их работы. Именно для этого и нужен ассистент. Звучит как работа секретаря, не так ли? Но на самом деле это два разных вида деятельности, […]
Arman
|10 февр. 2021 г.|Личный ассистент — это человек, ответственный перед руководителем как в рабочих, так и в личных вопросах. Предприниматели или директора, в силу своей занятости, нуждаются в человеке, который поможет им организовать часть их работы. Именно для этого и нужен ассистент.
Звучит как работа секретаря, не так ли? Но на самом деле это два разных вида деятельности, особенно с точки зрения масштаба задач. Узнайте больше из этой статьи:
Кто такой личный ассистент?
Те, кому доверяют помогать в личных вопросах и выполнении различных задач, называются ассистентами. Как следует из названия, обычно они подчиняются только одному человеку и часто считаются его «правой рукой».
Разница между секретарём и ассистентом
Часто их считают одним и тем же, но на самом деле у секретарей и ассистентов есть немало различий: в масштабе работы, обязанностях и сложности задач.
Секретарь обычно занимается офисной административной работой: управление финансами, переписка, документооборот и т. д. В то время как обязанности ассистента гораздо шире.
Хотя в части административных задач их функции могут пересекаться, ассистент также занимается личными потребностями руководителя: контролирует его аккаунты, читает и отвечает на письма, организует встречи, бронирует билеты и отели и многое другое.
Что касается ответственности, у секретаря нет прямой связи с руководителем. Ассистент же подчиняется напрямую и должен глубоко понимать работу своего начальника, учитывая их тесное взаимодействие.
С точки зрения сложности, работа секретаря чаще рутинная, тогда как у ассистента задачи более динамичные и разнообразные. Например, интенсивность встреч с разными людьми может меняться день ото дня. Кроме того, от ассистента требуется оперативность.
Обязанности личного ассистента
Главная задача ассистента — помогать руководителю сосредоточиться на приоритетных делах. Вот основные обязанности личного ассистента:
Организация графика
Ассистент управляет расписанием руководителя, включая встречи с клиентами и партнёрами. Важно уметь грамотно планировать время, чтобы избежать накладок.
Посредник в коммуникации
Ассистент находится между руководителем и клиентами или сотрудниками компании. Он отвечает на звонки и письма, а также обрабатывает входящие запросы.
Работа с документами
Ассистент систематизирует различные документы, включая отчёты о расходах и доходах компании. Также в его обязанности входит обеспечение сохранности как бумажных, так и цифровых архивов.
Подготовка отчётов и заметок
Во время встреч ассистент фиксирует ключевые моменты, а затем предоставляет отчёт руководителю. Также он готовит отчёты по презентациям и записывает важные детали.
Навыки личного ассистента
Для работы ассистентом не всегда требуется определённое образование. Гораздо важнее обладать следующими навыками:
Тайм-менеджмент и организованность
Ассистенту приходится выполнять множество задач, связанных с организацией работы руководителя. Поэтому важно уметь грамотно распоряжаться временем.
Внимание к деталям
Не менее важно замечать мелочи. Упущенная задача может нарушить рабочий процесс и повлиять на профессиональную репутацию руководителя или коллег.
Коммуникабельность
Навыки общения крайне важны: ассистент должен чётко передавать указания, вежливо общаться с клиентами и грамотно отвечать на письма.
Знание необходимых программ
Чтобы ускорить работу, ассистент должен уметь пользоваться различными программами: таблицами, календарями, базами данных, инструментами для презентаций и т. д.
Умение реагировать на ситуации
Ассистент должен уметь оценивать обстановку: понимать, когда руководителю нужна помощь, вовремя реагировать и аргументированно высказываться. Также важно сохранять спокойствие и конфиденциальность.
Советы для личного ассистента
Если вы хотите стать ассистентом, следуйте этим рекомендациям:
- Приходите раньше. Ассистенту важно приходить заранее, чтобы подготовить всё необходимое для руководителя: проверить порядок на столе, в комнате и наличие всех документов.
- Работайте быстро. Как доверенное лицо, вы должны уметь расставлять приоритеты и выполнять задачи оперативно.
- Будьте харизматичны. Вам предстоит общаться с множеством людей, поэтому важно производить приятное впечатление.
- Наладьте контакт с руководителем. Умение выстроить хорошие отношения и коммуникацию — одно из ключевых качеств ассистента.
- Будьте гибкими. Иногда придётся выполнять срочные задачи, поэтому важно быть готовым к неожиданностям.
- Следите за внешним видом. Опрятность важна, так как вы будете представлять руководителя перед партнёрами и клиентами.
Ассистент — это один из самых доверенных людей руководителя. Конечно, это связано с высокой ответственностью и сложными задачами. Заинтересовались? Посетите Clockster для получения дополнительной информации!

21
янв.
If you are looking for a job in the near future, don’t forget to seek some solid references or some examples of a cover letter to help you stand out from the rest. A cover letter is a document that potential candidates may use to describe their character and personality in order to make a […]

27
янв.
Employee attendance is undoubtedly crucial in an organization to maintain effectiveness of the work system. In some companies, it even has an impact on salary calculations. Nowadays, the digital attendance system is becoming more popular due to the ease it provides. That’s why there are many companies that offer similar attendance system services. The main […]

27
янв.
Each individual or employee in a job has distinct responsibilities and tasks based on their own position. A chart that outlines the organization is what an organizational structure is. The company structure’s purpose, as the name indicates, is to establish a more structured and clear organization so that job descriptions, work processes, and SOPs can […]

19
янв.
If you are working in a company, you should be familiar with an employment verification letter. There might be a variety of situations that will require you to ask for this document from the company. The letter of employment verification is classified as official letters that have several basic components in them. Knowing what to […]