Qaganat: Как сеть столовых автоматизировала управление персоналом с помощью clockster

О компании

Сеть столовых Qaganat — это один из крупнейших операторов общественного питания в Казахстане. Уже 29 лет компания обеспечивает доступное и качественное питание, управляя 24 филиалами по всему Казахстану. Управление таким масштабным бизнесом требует не только высоких стандартов в приготовлении блюд, но и эффективного управления персоналом, численность которого превышает 1000 сотрудников.

Наши ключевые задачи — не только контроль качества еды, но и грамотное управление трудовыми ресурсами. Чёткий учёт рабочего времени и автоматизация HR-процессов — это основа стабильности и эффективности работы, — отмечает Амирбаева Айзада Копжасаровна, HR-директор сети Qaganat

Проблемы до внедрения clockster

До перехода на clockster управление персоналом в Qaganat сопровождалось рядом сложностей, типичных для сетевых заведений с высокой текучестью кадров:

• Отсутствие единой системы учёта: в разных филиалах применялись различные методы фиксации рабочего времени — от бумажных табелей до устаревших систем с ручным вводом данных.
• Неточность данных: сотрудники могли ошибаться при заполнении табелей, а менеджерам приходилось вручную сводить информацию, что приводило к задержкам в расчётах.
• Высокая нагрузка на HR-отдел: обработка бумажных табелей и ручной ввод данных отнимали значительное время.
• Сложность оперативного реагирования: при сменах графиков или замене сотрудников возникала путаница из-за отсутствия централизованного контроля.

Решение: Автоматизация с clockster

В 2024 году Qaganat протестировал clockster на одной из точек, а после успешного пилота внедрил систему на всех 24 объектах.

Когда у тебя 24 филиала, контролировать рабочее время сотрудников вручную просто невозможно. clockster дал нам инструмент, который упрощает эту задачу. Теперь у нас полная прозрачность данных, и это большой шаг вперёд, — отмечает Амирбаева Айзада Копжасаровна, HR-директор сети Qaganat

Основные преимущества clockster:

1. Биометрическая идентификация сотрудников
   Теперь сотрудники регистрируют приход и уход с работы через биометрические терминалы. Это полностью исключает возможность фиктивных отметок и ошибки при вводе данных.
2. Единая система управления для крупной сети
   Сеть из 24 филиалов требует чётко выстроенной системы управления, чтобы обеспечить единые стандарты работы во всех точках. clockster позволил объединить все филиалы в одну цифровую систему, где данные обновляются в реальном времени, обеспечивая целостность управления.
3. Прозрачность для HR-отдела и автоматизация процессов
   Теперь HR-отдел получает данные о посещаемости сотрудников в реальном времени без необходимости собирать информацию вручную. Это значительно снижает нагрузку на специалистов и позволяет сосредоточиться на более важных задачах.
4. Эффективность работы руководителей
   Руководители точек теперь в режиме реального времени видят, кто и когда пришёл или ушёл, что позволяет им оперативно управлять процессами и своевременно реагировать на изменения.

Раньше руководителям точек приходилось вручную заполнять и проверять табели, это занимало много времени. Сейчас данные автоматически отображаются в системе, и им не нужно отвлекаться на рутину, — отмечает Амирбаева Айзада Копжасаровна, HR-директор сети Qaganat

5. Экономия времени для руководителей точек
   Если раньше менеджерам приходилось тратить рабочую неделю на сбор и сверку данных о посещаемости для передачи в HR-отдел, то теперь вся информация формируется автоматически, что освобождает время для решения операционных вопросов.

Раньше мы теряли много времени, собирая отчёты о посещаемости с каждой точки. Теперь это делается автоматически, а мы можем сосредоточиться на операционной деятельности, — отмечает Амирбаева Айзада Копжасаровна, HR-директор сети Qaganat

6. Рост дисциплины сотрудников
   Введение системы сделало посещаемость полностью прозрачной, что положительно сказалось на дисциплине сотрудников. Персонал видит, что компания внедряет современные технологии для повышения эффективности работы.
7. Гибкость для масштабирования
   Учитывая дальнейшие планы компании по расширению сети, использование clockster даёт возможность легко интегрировать новые филиалы в систему без дополнительных сложностей. Автоматизированные процессы и прозрачность кадрового учёта стали важным инструментом для роста бизнеса.

У нас много сотрудников, и раньше, если кто-то не вышел на смену, было сложно быстро отреагировать. Теперь в clockster сразу видно, кто на месте, а кто нет, и руководители точек оперативно заменяют отсутствующих, — отмечает Амирбаева Айзада Копжасаровна, HR-директор сети Qaganat

Реальные изменения: цифры и факты

Внедрение clockster привело к следующим результатам:

• Сокращение времени на формирование табелей с 5 рабочих дней до 1 дня.
• HR-отдел теперь тратит в 3 раза меньше времени на обработку данных о рабочем времени.
• Руководители точек больше не занимаются ручным сбором данных для отчетности.
• Повышение дисциплины сотрудников, благодаря прозрачности учёта посещаемости.

Теперь мы видим реальную картину работы каждого сотрудника. Пропала необходимость проверять табели вручную, а данные стали доступны в режиме реального времени. Это позволило высвободить время и сосредоточиться на более важных задачах, — отмечает Амирбаева Айзада Копжасаровна, HR-директор сети Qaganat

Сокращение задержек и улучшение операционной эффективности

Ещё одним важным улучшением стало снижение случаев опозданий и задержек сотрудников. Благодаря точной фиксации прихода и ухода персонала стало легче выявлять проблемные зоны и своевременно реагировать. Руководители точек могут в режиме реального времени видеть посещаемость сотрудников и оперативно принимать решения, если кто-то не выходит на смену. Это особенно важно в сфере общественного питания, где согласованная работа команды напрямую влияет на качество сервиса и скорость обслуживания гостей.

Дальнейшие планы Qaganat

Сейчас компания продолжает использовать систему clockster для учёта посещаемости и рассматривает возможности дальнейшего совершенствования бизнес-процессов.

Внедрение clockster позволило нам не только автоматизировать учёт рабочего времени, но и создать прозрачную систему управления персоналом. Теперь мы уверены, что наша сеть работает слаженно и эффективно, а сотрудники получают своевременные и точные данные о своей работе. В будущем мы планируем интеграцию clockster с другими внутренними системами, чтобы ещё больше упростить процессы кадрового учёта, — подытоживает Айзада Копжасаровна