450 қызметкер – бір жүйе: Тәп-Тәтті Астана clockster арқылы HR үдерістерін автоматтандыруда 

Тәп-Тәтті желісі — Қазақстандағы ең танымал кондитерлік компаниялардың бірі. 2008 жылы Астанада құрылған компания бір ғана шағын дүкеннен басталып, бүгінде 37 филиалы бар, өз өндірістік цехы мен аймақтардағы серіктестік нүктелері жұмыс істейтін ірі желіге айналды. Астанадағы жалпы ұжым саны 1000-нан асады, оның ішінде 450-ден астамы сауда орындарында еңбек етіп, clockster жүйесі арқылы басқарылады. Ұжым тұрақты түрде кеңейіп келеді, бірақ табыстың басты құпиясы — сапа, бақылау және процестердің үйлесімділігі — өзгеріссіз сақталуда.

Желі ұлғайған сайын HR-бөлімінің жұмысы да күрделене түсті. Әсіресе ондаған қызметкерден тұратын ұжым — сатушылар, кондитерлер, аспаздар, менеджерлер болған жағдайда. Жұмыс кестелері, табельдер, тәртіпті қадағалау — мұның бәрі дәлдік пен жеделдікті талап етті. Бір сәтте қағазбастылықтан арылтып, басқаруды ашық әрі айқын ететін цифрлық көмекші қажет екені анық болды.

Осылайша Тәп-Тәтті-де clockster пайда болды — кадрларды басқару, жұмысқа қатысуды есепке алу және жұмыс процестерін автоматтандыру жүйесі. Бұл шешім айқындық орнатып, кадр бөліміне түсетін жүктемені жеңілдетіп, қызметкерлер мен бүкіл менеджменттің белсенділігін арттырды.

Ескі тәсілден жаңа жүйеге: персоналды басқару эволюциясы

clockster енгізілгенге дейін Тәп-Тәтті-де қызметкерлердің жұмыс уақытын есепке алу басқа жүйе арқылы жүргізілді — ол ресторан мен кондитерлік салада тапсырыстар мен сатуға негізделген танымал шешім болатын. Функционалды болғанымен, ескі жүйе кадрларды басқаруда қажетті деңгейдегі айқындықты қамтамасыз етпеді. Ауысымды ашу қызметкерлердің өз әрекеттеріне байланысты болды — карталарды әріптестеріне беруге, кодтарды кейін қолмен енгізуге, тіпті белгілерді кейін өзгертуге мүмкіндік бар еді. Мұның бәрі деректердің бұрмалану қаупін туғызып, нақты жұмыс уақытын әділ бағалауды қиындатты.

Жүйе жұмыс уақытын жылдам салыстыруға, кешігулер мен тәртіп бұзушылықтарға дер кезінде әрекет етуге мүмкіндік бермеді және жалпы алғанда, желі белсенді дамыған кезде аса маңызды болған ашықтық пен дәлдік талаптарына сай келмеді. Басшылыққа болып жатқан жағдайды шынайы көрсететін әрі әділ есеп айырысудың негізіне айналатын шешім қажет болды — дәл осылай clockster-ге көшу басталды.

«Бұрын бәрін тексеруге өте көп уақыт кететін. Желіміз кеңейген сайын бұл шаршататын болды», — дейді кадр бөлімі маманы Гүлден Сыздықова.

Тәп-Тәтті-де қолданылатын clockster құралдары

clockster-ге көшкеннен кейін Тәп-Тәтті бұрынғыдай кадрлық есептің ашық еместігі мәселесін шешті. Қазір желі бірқатар құралдарды белсенді қолдануда:

 1. Жұмыс уақытын тіркеу

Қызметкерлер ауысымның басталуы мен аяқталуын бет-әлпетті тану арқылы биометриялық құрылғыларда немесе геолокациямен мобильді қосымшада белгілейді. Бұл белгі жұмыс орнында жасалғанына көз жеткізеді.

 2. Икемді жұмыс кестесі

Менеджерлер барлық қызметкерлер үшін онлайн түрде жұмыс кестесін оңай құрады, ал өзгерістер бірден қосымшада көрінеді. Чаттарға фото жіберудің немесе еске салу үшін қоңырау шалудың қажеті жоқ.

 3. Автоматтандырылған табель

Енді табельдер жүйеге қызметкерлердің белгілері негізінде автоматты түрде қалыптасады. Ең басты айырмашылығы — бұл белгілерді қолмен өзгерту мүмкін емес. Алдыңғы жүйеде деректерді кейін түзетуге болатын. Бұл тәсіл ашықтық пен дәлдікті қамтамасыз етеді: табель әр қызметкер бойынша нақты жағдайды көрсетеді, ал бұл еңбекақыны есептеу үшін ерекше маңызды.

  4. Жалақыны есептеуге көмектесу

Тәп-Тәттіде жалақы есептеулері жүйеден тыс жүргізілсе де, clockster деректерді дайындауда маңызды рөл атқарады. Есептер мен табельдер арқылы кадр мамандары әр қызметкердің қанша ауысым және сағат жұмыс істегенін, қай жерде артық немесе кем жұмыс істегенін, демалыс күндерін оңай бақылай алады. Барлық деректер автоматты түрде жиналып, бірнеше басу арқылы қолжетімді — қолмен есептеулер мен қателіктер болмайды.

«Бұрын бізге әртүрлі деректерді қолмен салыстыруға тура келетін. Қазір тек clockster-ді ашсаң — кім, қай жерде және қанша жұмыс істегені бірден көрінеді. Бұл жалақыны дұрыс есептеудің негізі. Қазіргі жалғыз мәселе — қызметкер белгі қоюды ұмытып қалса, бірақ біз осыны шешу үстіндеміз», — деп атап өтті кадр бөлімі маманы Гүлден Сыздықова.

 5. Аванс — HoReCa үшін танымал құрал

HoReCa саласында қызметкерлер жиі аванс сұрайды — Тәп-Тәтті де ерекшелік емес. Енді clockster арқасында бүкіл процесс автоматтандырылды: қызметкер жүйеде авансқа өтініш жібереді, ал басшы оны бірнеше басу арқылы қарастырады. Енді мессенджерде жазысудың, қолмен мақұлдауды күту немесе сұрақтарды нақтылауға уақыт жоғалтудың қажеті жоқ. Барлығы тіркеліп, ашық және қызметкерлер мен кадр бөлімі үшін көп уақыт үнемдейді.

«Аванс — жиі кездесетін жағдай. Біз қызметкерлерге бәрін тез әрі қиындықсыз рәсімдеуге мүмкіндік беруге қуаныштымыз. Бұл қарым-қатынасты едәуір жеңілдетті», — дейді кадр бөлімі маманы Гүлден Сыздықова.

 6. Қосымша сұраныстар

Аванстан бөлек, Тәп-Тәтті қызметкерлері жиі белгі қоюды қосу туралы сұраныстар жібереді, егер келгендерін тіркемеген болса, сондай-ақ жұмыс мекенжайын ауыстыруға сұраныс жасайды — бұл әсіресе ұжым филиалдар арасында жиі ауысатын желіде маңызды.

Қызметкер орын ауыстырғанда, ол локацияны өзгертуге сұраныс жібереді, және мақұлданғаннан кейін тек жаңа филиалда ғана белгі қоя алады. Бұл шатасуды болдырмай, нақты есеп жүргізуді қамтамасыз етеді. Барлығы қарапайым әрі анық — қызметкерлер мен кадр бөлімі үшін де.

Жүйе тек бақылауға ғана емес, басқаруға мүмкіндік береді. clockster арқасында Тәп-Тәтті кадр бөлімі қызметкерлерді дамытуға көбірек уақыт бөліп, рутиналық жұмыстарға аз уақыт жұмсай алады.

clockster-мен жұмыс нәтижелері мен қорытындылары

clockster енгізілгеннен кейін Тәп-Тәттіде кадрлық процестер кадр бөлімі мен қызметкерлер үшін жеңіл, ашық және ыңғайлы болды.

• Табельдерді дайындау әлдеқайда жеңілденді

Бұрын ауысымдарды салыстырып, табель дайындауға бірнеше күн кететін, әсіресе жалақы төлемінен бұрын, ал қазір барлық 37 филиал бойынша бұл бірнеше сағат қана алады. Жүйе табельді автоматты түрде құрайды, ал кадр бөлімі тексеріп, қажетті форматта экспорттайды.

«Енді әлдеқайда жеңіл болды. Табельді тез дайындаймыз — бұрын бірнеше күн отыратынбыз», — дейді Гүлден Сыздықова.

• Барлығы нақты факт бойынша — ешқандай түзетулер жоқ.

Бұрынғы есеп жүйесінен айырмашылығы, clockster-де сағаттарды «өзгерту» немесе белгілерді қолмен түзету мүмкін емес. Бұл ашықтықты арттырып, кадр бөліміне есептеулерде нақты деректерге сүйенуге мүмкіндік береді.

«Мұнда ештеңені өзгертуге болмайды — бәрі факт бойынша жүреді. Бұл әділ әрі сенімді», — дейді Гүлден..

• Кешігулер мен ауысымдарды бақылау жеңілдеді.

Бұрын кім қашан ауысымға шыққанын қолмен қадағалап, жиі қоңырау шалу арқылы мәліметтерді анықтау қажет болатын. Қазір бәрі нақты уақытта көрінеді — қашан белгі қойғаны, қай локацияда және сағат нешеде. Бұл ішкі келісімдерге кететін уақытты қысқартты.

• clockster — масштабтаудағы тірек

Тұрақты дамып, жаңа нүктелер ашып келе жатқан Тәп-Тәтті желісі үшін масштабтау мәселесі әрдайым күрделі болды. Әр жаңа кондитерлік дүкен — тек тәттілер мен жайлылық қана емес, сонымен қатар жаңа қызметкерлер, жаңа кестелер, жаңа табельдер. Жүйесіз бұл шексіз жарысқа айналады. Бүгінде clockster корпоративтік стандарттың бір бөлігіне айналды: жаңа нүкте ашылғанда, есеп жүйесі дереу енгізіледі.

«Жаңа филиал пайда болғанда, clockster сол жерге бірге енеді. Біз үшін жаңа локацияларда да бәрі ашық әрі бақылауда болуы маңызды», — дейді кадр бөлімі.

Осылайша, clockster тек ішкі есеп жүйесі ғана емес, өсімді қолдайтын нақты құрал. Оның арқасында масштабтау стресске айналмай, нақты әрі тексерілген модель шеңберінде алға басу болып табылады.

Цифрландыру — бұл қамқорлық

Тәп-Тәтті сенеді: цифрлық құралдар адамдардың орнын баспайды, керісінше олардың тиімдірек, сабырлы әрі болашаққа сенімді болуына көмектеседі. clockster корпоративтік мәдениеттің бір бөлігіне айналды — ашық, адал және дамуға бағытталған.

«Біз тек тәртіпті бақылап отырған жоқпыз. Біз қызметкердің уақыты бағаланып, еңбегі көрініп, барлық процестер адал әрі түсінікті екенін түсінетін жүйе құрып жатырмыз», — деп атап көрсетеді кадр бөлімі.

clockster кадр бөліміне рутиналық жұмыстарға емес, басты нәрсеге — ұжымды дамытуға, мықты қызметкерлерді іріктеуге, жағдайды жақсартуға көңіл бөлуге мүмкіндік береді. Ал компания сапаны жоғалтпай өсуін жалғастыра береді.

Тәп-Тәтті — дұрыс автоматтандыру шығын емес, тұрақтылыққа, сенімге және масштабталуға инвестиция болатынының тағы бір мысалы.