Справочный центр

Актуализация персональных данных

Что такое актуализация персональных данных?

Функция «Актуализировать данные» позволяет автоматически получить и обновить персональные данные сотрудника из государственных баз данных Республики Казахстан.

Это избавляет администратора от ручного ввода информации, снижает вероятность ошибок и помогает поддерживать кадровые данные в актуальном состоянии.

С помощью данной функции можно автоматически получить:

  • ФИО сотрудника;

  • дату рождения;

  • номер удостоверения личности;

  • фотографию сотрудника (при наличии в государственных базах).

Важно: данные загружаются только после получения согласия самого сотрудника.

Как работает актуализация?

Для получения данных используются государственные сервисы через официального партнера АО «Биометрия».

Для успешной актуализации должны быть заполнены:

  • ИИН сотрудника;

  • номер мобильного телефона.

После запуска актуализации сотруднику автоматически приходит SMS с короткого номера 1414. В сообщении содержится код подтверждения.

Ввод данного кода означает, что сотрудник:

  • ознакомлен с целью обработки персональных данных;

  • добровольно предоставляет согласие на получение своих данных из государственных информационных систем.

Актуализация через веб-кабинет

Данный способ используется администратором компании.

Как выполнить актуализацию

  1. Перейдите в раздел Сотрудники.

  2. Откройте карточку нужного сотрудника.

  3. Убедитесь, что заполнены:

    • ИИН;

    • номер телефона.

  4. Нажмите кнопку «Актуализировать».

  5. Попросите сотрудника сообщить код подтверждения, который придет ему в SMS от 1414.

  6. Введите полученный код.

  7. После успешной проверки система автоматически заполнит недостающие данные сотрудника.

Актуализация через мобильное приложение

Чтобы снизить нагрузку на администратора, сотрудник может самостоятельно инициировать обновление своих данных.

Для этого необходимо:

  1. Открыть мобильное приложение Clockster.

  2. Перейти в раздел Профиль.

  3. Нажать кнопку «Актуализировать данные».

  4. Подтвердить получение данных кодом из SMS от 1414.

После подтверждения информация автоматически обновится в системе Clockster и станет доступна администратору компании.

Преимущества самостоятельной актуализации

Использование функции через мобильное приложение позволяет:

  • экономить время администратора;

  • сотруднику самостоятельно обновить свои данные без обращения в отдел кадров;

  • минимизировать ошибки при заполнении информации;

  • быстрее подготовить полный профиль сотрудника для дальнейшей работы с кадровыми документами, ЕСУТД и другими модулями Clockster.

Что делать, если актуализация не выполняется?

Проверьте следующие условия:

  • заполнен корректный ИИН;

  • указан действующий номер телефона;

  • сотрудник получил SMS от 1414;

  • код подтверждения введен без ошибок;

  • сотрудник дал согласие на обработку персональных данных.

Если после проверки проблема сохраняется, обратитесь в техническую поддержку Clockster.

Важно знать

  • Актуализация выполняется только с согласия сотрудника.

  • Без подтверждения через SMS от 1414 получение данных невозможно.

  • Clockster не изменяет данные самостоятельно — информация поступает из официальных государственных источников через партнера АО «Биометрия».

  • Функция помогает поддерживать кадровые данные актуальными и существенно сокращает время на оформление новых сотрудников и ведение кадрового учета.

Если в вашей компании используются биометрические устройства с распознаванием лица (например, ZKTeco, Horus и другие поддерживаемые устройства), после успешной актуализации данных в профиль сотрудника автоматически загрузится фотография из удостоверения личности.

Эта фотография может использоваться для дальнейшей синхронизации с биометрическими устройствами и распознавания лица при отметке прихода и ухода. Благодаря этому администратору не нужно отдельно фотографировать сотрудника или загружать изображение вручную — система получает официальную фотографию из государственных баз (при наличии согласия сотрудника и успешной актуализации данных).

Преимущества:

  • автоматическое получение качественной фотографии;

  • ускорение регистрации сотрудников на биометрических устройствах;

  • отсутствие необходимости делать отдельные фотографии для системы;

  • снижение количества ошибок при распознавании лица.

Обновлен

Похожие вопросы