Использование Clockster в роли администратора

Администратор — это уполномоченный сотрудник вашей компании, который управляет всеми основными процессами учета рабочего времени и администрирования системы Clockster. Это ключевая роль в работе с платформой, от которой зависит точность данных и корректность расчётов.

Основные обязанности администратора в Clockster:

1. Учет рабочего времени:

   • Настройка и контроль графиков (фиксированных, сменных, гибких).

   • Ведение табелей сотрудников, контроль отработанных часов, переработок, опозданий и ранних уходов.

2. Посещаемость:

   • Мониторинг отметок сотрудников (через мобильное приложение, КИОСК или биометрию).

   • Проверка и корректировка данных в случае пропусков или ошибок.

3. Управление сотрудниками:

   • Добавление новых сотрудников, изменение данных в профиле, назначение локаций и должностей.

   • Назначение прав доступа (например, администратор локации, администратор отдела либо администратор специфичной категории).

4. Графики и расписания:

   • Создание и редактирование различных графиков работы.

   • Управление отпусками, больничными, командировками.

5. Коммуникация:

   • Создание и публикация анонсов, баннеров и внутренних новостей.

   • Проведение опросов и сбор обратной связи от сотрудников.

6. Финансовый учет и зарплата:

   • Расчет заработной платы на основе отработанного времени.

   • Экспорт данных для передачи в бухгалтерские программы (например, 1С ЗУП).

7. Работа с отчетами:

   • Формирование стандартных и настраиваемых отчетов по различным параметрам.

   • Анализ производительности, дисциплины и трудозатрат.

8. Настройка устройств:

   • Настройка биометрических устройств и киосков

Роль администратора критически важна для точного учета, внутренней прозрачности и автоматизации HR-процессов.

Ключевой администратор в системе Clockster

При регистрации компании в системе Clockster, сотрудник, выполнивший первичную регистрацию, автоматически получает статус ключевого администратора.

Ключевой администратор — это главный пользователь с полным доступом ко всем функциям и разделам системы в рамках подключённого тарифного пакета. Он выполняет следующие задачи:

• Управляет всеми разделами и настройками компании.

• Добавляет и удаляет других администраторов.

• Назначает права и уровни доступа администраторам.

• Контролирует структуру, расписания и работу с данными сотрудников.

• Отвечает за общий порядок и безопасность данных в системе.

⚠️ Обратите внимание: только ключевой администратор может создавать других администраторов и управлять их правами. Этот доступ рекомендуется хранить только у доверенного лица.

🛠 Как добавить нового администратора и настроить права доступа:

1. Откройте кабинет администратора Clockster под логином и паролем ключевого администратора.

2. Перейдите в раздел «Сотрудники».

3. Выберите нужного сотрудника из списка (если он ещё не добавлен, сначала пригласите его в систему).

1. Нажмите на 3 точки напротив его данных либо на его ФИО для редактирования.

1. Укажите роль Администратор и установите необходимые права доступа к разделам (например: только графики, только зарплата, только отчёты и т.д.).

1. Сохраните изменения.

💡 Вы можете в любой момент изменить или ограничить права администратора, если в этом возникнет необходимость.

Создание шаблона разрешений для администраторов

Если необходимо назначить одинаковые права администратора нескольким сотрудникам, вы можете создать единый шаблон разрешений. Это упрощает настройку и исключает необходимость вручную выставлять доступы каждому администратору по отдельности.

Как создать шаблон разрешений:

1. Перейдите в раздел «Сотрудники» → «Разрешения».

1. Нажмите кнопку «Создать шаблон».

1. Укажите название шаблона (например: «Кадровый админ», «Админ по зарплате» и т.д.).

2. Отметьте необходимые разделы и функции, к которым должен иметь доступ администратор.

Назначение администраторов по подразделениям и локациям в Clockster в разделе Управление:

В зависимости от функциональных обязанностей сотрудников, в системе Clockster вы можете гибко настраивать права доступа администраторов и назначать их ответственными за определённые подразделения или локации.

• Если у вашей компании несколько локаций, вы можете шаблоном назначить администратора (менеджера) на каждую из них. Для этого:

  • Перейдите в раздел «Управление».

  • Уберите галочку «Доступ ко всем локациям».

• Если ваша компания работает в рамках одной локации, можно делегировать управление по отделам и департаментам. Для этого также:

  • Уберите доступ ко всем отделам.

• Категория администраторов «Другое» предназначена для управления обособленными группами сотрудников (например, временные проекты или внешние команды). Вы также можете назначить администратора только на эту категорию.

Если в шаблоне разрешений установить галочки на доступ к созданию, обновлению и удалению сотрудников и администраторов, то администратор, к которому будет привязан этот шаблон, получит соответствующие возможности:

• Он сможет добавлять новых сотрудников.

• При наличии разрешения — назначать новых администраторов.

• А также редактировать или удалять ранее добавленных сотрудников и администраторов.

Обратите внимание: для того чтобы администратор мог только создавать новых сотрудников, предусмотрено отдельное разрешение, которое можно включить независимо от остальных. Это позволяет гибко настраивать уровень доступа в зависимости от должностных обязанностей.

Таким образом, вы можете эффективно распределить административные роли и ограничить доступ сотрудников только необходимыми для их работы данными.

Управление разрешениями сотрудников и шаблонами

Если администратору разрешена функция “Управление разрешениями сотрудников и их шаблонами”, он получает возможность:

• Назначать шаблоны разрешений другим сотрудникам;

• Редактировать существующие шаблоны доступов;

• Давать доступ к функционалу другим подчинённым в рамках своих прав.

Это позволяет делегировать управление доступами внутри подразделений или локаций, не передавая при этом полный контроль над системой.

Доступ к пользователям

Разрешение “Доступ к пользователям” позволяет администратору работать с профилями сотрудников в рабочем кабинете. При активной настройке администратор сможет:

• Просматривать карточки сотрудников;

• Вносить изменения в личные данные и параметры учёта;

• Обновлять информацию;

• Удалять сотрудников из системы.

Это разрешение рекомендуется предоставлять только тем администраторам, в чьи обязанности входит кадровое администрирование или ведение учётных записей сотрудников.

Доступ администратора к расписаниям:

При предоставлении доступа к расписаниям администратор получает возможность редактировать, обновлять и удалять графики — в соответствии с установленными разрешениями, отмеченными на скриншоте.

Обратите внимание: уровень доступа определяется маркерами в настройках прав. Убедитесь, что отмечены только необходимые действия, чтобы избежать нежелательных изменений в расписаниях.

Доступ администратора к документам

При предоставлении доступа к документам администратор рабочего кабинета получает возможность управлять файлами, загружаемыми сотрудниками через мобильное приложение.
Это включает просмотр, редактирование, удаление и организацию документов в соответствии с установленными правами доступа.

Доступ администратора к запросам

При предоставлении доступа к запросам администратор получает следующие возможности:

• Просматривать все запросы, в пределах своих прав (по отделу или локации);

• Создавать различные виды запросов самостоятельно;

• Одобрять или отклонять запросы, адресованные лично ему от сотрудников, находящихся в его подчинении.

Доступ к анонсам

Предоставляя администратору доступ к анонсам, вы открываете ему возможность:

• Создавать и публиковать анонсы — информировать сотрудников о важных событиях, изменениях, внутренних новостях компании и т.д.

• Редактировать уже опубликованные анонсы — вносить изменения, актуализировать или дополнять информацию.

• Удалять анонсы, утратившие актуальность.

• Скачивать отчеты по анонсам.

• Просматривать историю публикаций и статистику прочтений.

Анонсы отображаются сотрудникам в мобильном приложении и/или веб-версии Клокстер в зависимости от их ролей и прав доступа.

Доступ к разделу “Устройства”

Предоставляя администратору доступ к устройствам в системе Клокстер, вы наделяете его правами:

• Просматривать список подключённых устройств, используемых для фиксации посещаемости (Устройства по биометрии лица);

• Отслеживать активность устройств — онлайн/оффлайн статус, последнее время синхронизации устройств с интернетом;

• Привязывать устройства к локации для распознавания сотрудников — например, при установке нового терминала или при установки терминала на другую локацию;

• Доступ к мастер паролю на устройстве для входа в настройки самого биометрического устройства.

Вот текст инструкции по доступу администратора к разделу «Гости» в системе Клокстер, основанный на твоём скриншоте:

Доступ к разделу «Гости»

Предоставляя администратору доступ к разделу «Гости», вы наделяете его следующими правами:

1. Просмотр списка гостей
   Администратор сможет видеть всех приглашённых и зарегистрированных гостей, включая дату визита, статус (пришёл/не пришёл), локацию.

2. Добавление гостей и отправка приглашений
   Возможность вручную добавить гостя в систему, указать цель визита, дату и время, а также отправить электронное приглашение на e-mail. Добавить фото лица для распознавания биометрическим устройством, сфотографировав либо добавив фотографию лица гостя.

3. Удаление гостей
   Администратор может удалить ранее внесённых гостей — например, если встреча отменена или произошла ошибка при добавлении.

Такой доступ чаще всего назначается офис-менеджерам, ресепшионистам, специалистам по охране и управляющим локациями, чтобы обеспечить контроль и прозрачность приёма гостей.

Вот текст инструкции по доступу администратора к разделу «Посещаемость» в системе Клокстер, основанный на предоставленном скриншоте:

Доступ к разделу «Посещаемость»

Предоставляя администратору доступ к разделу «Посещаемость», вы определяете его возможности по работе с отметками сотрудников о приходе и уходе, в том числе:

1. Просмотр своих отметок и посещаемости
   Администратор может видеть свою историю посещаемости, время входа/выхода, опоздания и переработки.

2. Просмотр отметок всех сотрудников
   При наличии соответствующего доступа по отделу или локации, администратор сможет отслеживать рабочее время подчинённых, анализировать дисциплину и проверять наличие сотрудников на месте.

3. Создание отметок в мобильном приложении
   Возможность вручную ставить отметки через мобильное приложение Клокстер.

4. Удаление отметок в кабинете
   Администратор имеет право удалять некорректные или ошибочные отметки из веб-версии кабинета (Удалить возможно только отметки созданные вручную администратором либо одобренные через запрос).

5. Без проверки на присутствие
   Сотрудники могут подтверждать своё присутствие не только при начале и окончании рабочего дня, но и в течение смены. Система автоматически отправит три запроса в случайное время в рамках расписания, и при подтверждении будет фиксироваться нахождение сотрудника в или вне локации с сохранением геолокации и комментария (если сотрудник вне локации).

Пояснение:

 Если галочка установлена — проверки не будет

 Если снять галочку — сотрудник начнёт получать запросы от приложения на промежуточные отметки

! – Доступ к созданию и удалению отметок может быть чувствительным и рекомендуется только для доверенных администраторов или сотрудников HR/кадровой службы.

! – Создание отметок за пределами локации по умолчанию для всех сотрудников отключено. Если установить галочку на создание таких отметок, сотрудник сможет отмечаться в любой точке земного шара, в свою очередь администратор кабинета будет видеть его местоположение в разделе Посещаемость – Список, а также на карте

Доступ администратора к разделу “Отчеты” в системе Клокстер

При активации этого доступа администратор получает возможность:

• Просматривать отчеты — доступ ко всем отчетам, сформированным в системе, в том числе по посещаемости, рабочему времени, запросам, задачам и другим активностям сотрудников.

Такой доступ позволяет анализировать ключевые показатели и оперативно принимать решения на основе данных. Он особенно полезен для руководителей отделов, HR-специалистов и менеджеров по эффективности.

Доступ администратора к разделу “Дни рождения” в системе Клокстер

Администратор с активированным доступом к разделу «Дни рождения» получает возможность просматривать список дней рождения сотрудников — с указанием даты, ФИО, должности и локации

Данный список отображается администраторам в кабинете администратора в разделе “Главная” справа.

Доступ администратора к разделу “Рейтинг” в системе Клокстер

Администратор с активированным доступом к разделу «Рейтинг» получает возможность:

• Просматривать рейтинг сотрудников по различным показателям:

  • посещаемость,

  • соблюдение графика,

  • активность в системе

• Анализировать лучших и отстающих сотрудников по отделам, локациям, статусам занятости и должностям.

Зачем это нужно:

• Повысить мотивацию через прозрачную систему поощрений;

• Отслеживать динамику вовлечённости персонала;

• Использовать рейтинг для ежемесячных/ежеквартальных признаний;

• Внедрять геймификацию (например, «Сотрудник месяца» на основе рейтинга).

Такой инструмент помогает не просто собирать цифры, а создавать здоровую конкуренцию и вовлечённую команду.

Доступ администратора к разделу «Компания» в системе Клокстер

При активации всех прав в разделе «Компания» администратор получает полный контроль над ключевыми параметрами организации и её структурой.

Возможности администратора:

✅ Обновление информации о компании
— редактирование названия, логотипа, контактов, адреса и других базовых данных.

✅ Просмотр списка субкомпаний
— доступ к иерархии подчинённых подразделений, филиалов или дочерних структур.

✅ Создание субкомпании
— добавление новых независимых компаний в структуру компании с последующим распределением сотрудников.

✅ Обновление информации о субкомпаниях
— возможность редактировать данные по каждому филиалу (адрес, название, ответственные лица и т.д.).

Зачем нужен полный доступ к разделу «Компания»:

• Для централизованного управления корпоративной структурой;

• Для настройки дочерних организаций с разными правами и локациями;

• Для актуализации информации перед проверками или аудитами.

Полный доступ рекомендуется предоставлять главному администратору или владельцу аккаунта, так как изменения в этом разделе влияют на всю систему.

Доступ администратора к разделу «Зарплата» в системе Клокстер

Раздел «Зарплата» позволяет контролировать и администрировать процессы, связанные с начислением и утверждением заработной платы внутри компании.

Возможности при полном доступе:

✅ Доступ к разделу “Зарплата”/”Моя зарплата”
— просмотр информации о начислениях, вычетах, итоговых суммах и деталях по зарплате для всех сотрудников, включая личные данные.

✅ Управление зарплатой
— настройка и корректировка зарплатных данных: базовая ставка, надбавки, премии, удержания и др.

✅ Одобрение зарплатных квитанций
— подтверждение корректности расчётов и финальное одобрение перед выплатой. Этот шаг обязателен для завершения расчётного периода.

Кому назначать доступ:

• Бухгалтерам и HR-специалистам, работающим с начислениями;

• Руководителям подразделений, утверждающим финальные суммы;

• Владельцам бизнеса для общего контроля.

📌 Важно: Доступ к зарплате — это зона повышенной конфиденциальности. Предоставляйте права только тем, кто действительно работает с финансовыми данными.

Сохраните созданный шаблон!

Доступ администратора к разделу «Задачи» в системе Клокстер

Раздел «Задачи» — это центр управления поручениями, где можно следить за рабочими задачами сотрудников и управлять ими на всех этапах.

Возможности при полном доступе (5 из 5):

✅ Просмотр задач
— полный доступ к списку задач всех сотрудников, включая статусы выполнения.

✅ Добавление задач
— возможность создавать задачи для себя или других пользователей.

✅ Удаление задач
— удаление неактуальных, ошибочных или выполненных задач.

✅ Управление всеми задачами
— глобальное администрирование задач: переназначение, редактирование и изменение сроков.

✅ Обновление задач
— редактирование текста, приоритетов, сроков выполнения, меток и прочих параметров задач.

🎯 Кому назначать:

• Руководителям команд и проектов,

• HR и координаторам,

• Администраторам, курирующим внутренние процессы.

💡 Важно: Полный доступ даёт возможность вмешиваться в задачи других пользователей, поэтому его стоит давать тем, кто несёт ответственность за общий контроль и соблюдение сроков.

После создания шаблона вы сможете быстро применять его к любому сотруднику при назначении роли администратора.

💡 Использование шаблонов помогает упростить и стандартизировать работу с правами доступа, особенно в крупных командах с несколькими уровнями администраторов.

Если вам нужно назначить одного или нескольких администраторов, удобно использовать шаблон с заранее настроенными правами доступа.

Шаг 1: Подготовьте шаблон
Создайте шаблон с нужными разрешениями для администратора:

Шаг 2: Примените шаблон к сотрудникам

1. Перейдите во вкладку Сотрудники

2. Откройте раздел Разрешения → Пользователи

3. Найдите в списке нужных сотрудников

4. Отметьте галочками будущих администраторов

5. Нажмите «Применить шаблон» и выберите нужный шаблон (например, “Администратор”)

🔹 Шаг 3: Назначьте область управления

После применения шаблона обязательно:

1. Перейдите в профиль каждого сотрудника, которому вы только что назначили шаблон

2. В разделе Роли и разрешения

3. Укажите локацию или отдел, которыми он будет управлять

⚠️ Это важный шаг: без указания локации/отдела администратор не сможет полноценно выполнять свою роль.