Справочный центр

Подписание с внешними контрагентами

Назначение раздела

Раздел «Документы → Внешние» предназначен для обмена, согласования и подписания документов с внешними контрагентами прямо в Clockster.

С помощью данного раздела вы можете отправлять на подписание:

  • договоры;

  • дополнительные соглашения;

  • акты выполненных работ;

  • накладные;

  • акты сверки;

  • заявки;

  • коммерческие предложения;

  • кадровые документы;

  • любые другие документы в формате PDF.

Подписание осуществляется посредством ЭЦП через eGov и eGov Business, что обеспечивает полную юридическую значимость подписанных документов.

Преимущества использования ЭДО в Clockster

Все документы в одном месте

Больше не нужно хранить документы в почте, мессенджерах, облачных дисках и других сервисах.

Все документы:

  • создаются;

  • отправляются;

  • подписываются;

  • хранятся;

в единой системе Clockster.

Не нужно переключаться между приложениями

Обычно процесс подписания выглядит так:

  1. Подготовить документ.

  2. Отправить по электронной почте

  3. Созвониться с контрагентом.

  4. Получить подписанный файл.

  5. Сохранить его на компьютер.

  6. Найти нужную версию через несколько месяцев.

В Clockster весь процесс выполняется в одном интерфейсе.

Юридическая значимость документов

Подписание документов через:

  • eGov;

  • eGov Business;

осуществляется с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Подписанные таким способом документы:

  • имеют юридическую силу;

  • признаются государственными органами Республики Казахстан;

  • могут использоваться в суде в качестве доказательства;

  • являются равнозначными бумажным документам с собственноручной подписью.

Контроль статуса подписания

В любой момент можно увидеть:

  • кто получил документ;

  • кто уже подписал;

  • кто еще не подписал;

  • когда документ был отправлен;

  • текущий статус документа.

Безопасное хранение

Документы остаются в системе и не теряются даже спустя длительное время.

В любой момент можно:

  • открыть документ;

  • скачать его;

  • проверить статус подписания;

  • просмотреть историю действий.

Как перейти в раздел ЭДО

  1. В главном меню откройте раздел «Документы».

  2. Перейдите на вкладку «Внешние».

Здесь отображаются все документы, отправленные внешним контрагентам на подпись.

Структура раздела

В левой части экрана расположены категории документов:

  • Договор

  • Акт выполненных работ

  • Накладная на отпуск товаров

  • Акт сверки

  • Возврат поставщику

  • Другое

Фильтр помогает быстро находить документы нужного типа.

Создание нового документа

Шаг 1. Нажмите кнопку создания документа

В разделе «Документы → Внешние» нажмите кнопку создания нового документа.

Шаг 2. Загрузите файл

Загрузите подготовленный документ.

Поддерживаются документы в формате PDF.

Например:

  • договор;

  • акт;

  • соглашение;

  • заявка;

  • счет;

  • иной документ.

Шаг 3. Выберите тип документа

Укажите категорию документа:

  • Договор;

  • Акт выполненных работ;

  • Накладная;

  • Акт сверки;

  • Другое.

Это позволит удобно структурировать документы в системе.

Шаг 4. Укажите получателей

В качестве подписантов можно добавить:

Физических лиц

Например:

  • сотрудника;

  • клиента;

  • подрядчика;

  • исполнителя.

Юридических лиц

Например:

  • компанию-контрагента;

  • ИП;

  • поставщика;

  • заказчика.

Нескольких подписантов одновременно

Один документ может быть отправлен сразу нескольким участникам.

Например:

  • директору компании;

  • бухгалтеру;

  • представителю подрядчика.

Каждый получатель получит запрос на подписание.

Добавление контрагента

Функция «Добавить контрагента» позволяет указать получателя документа для дальнейшего просмотра и подписания.

Для добавления контрагента необходимо:

  1. Выбрать тип контрагента:

    • Физическое лицо / ИП

    • Юридическое лицо

  2. Заполнить основные данные:

    • ИИН/БИН контрагента;

    • Наименование компании (для юридических лиц);

    • Email получателя.

  3. При необходимости добавить комментарий с дополнительной информацией касательно контрагента.

  4. Нажать кнопку «Добавить контрагента».

После подписания документа первым подписантом контрагенту автоматически будет отправлено письмо на указанный электронный адрес с защищенной ссылкой для просмотра и подписания документа через eGov или eGov Business.

Шаг 5. Подписание договора

  • Первый подписант получит push-уведомление:
    «Вам пришёл документ на подписание»
    (можно нажать на него для быстрого перехода).

  • Зайдите в раздел «Документы»

В нижней панели приложения нажмите на иконку «Документы» (значок с документом).

  • Перейдите во вкладку «Внешние»

Вверху выберите вкладку «Внешние» (вторая вкладка).

Найдите документ, который нужно подписать (обычно вверху списка).

  • Откройте документ

Нажмите на строку с документом

  • Нажмите синюю кнопку «Подписать документ через eGov».

  1. Подтвердите подпись

  • Приложение перенаправит вас в eGov Mobile.

  • Подпишите документ своей ЭЦП (как обычно)

  • Вы увидите экран «Подписание выполнено успешно!» с зелёной галочкой.

Полезные советы:

  • Документ после подписи появится в статусе «Подписан».

  • Если кнопка «Подписать через eGov» неактивна — убедитесь, что у вас установлено приложение eGov Mobile и есть действующая ЭЦП.

  • Все подписанные документы хранятся в разделе «Документы» → «Внешние».

Шаг 5. Подписание документа

После того, как первый подписант подпишет документ, система автоматически направит документ дальше к выбранным подписантам.

После получения документа на почте подписант открывает его и подписывает через:

  • ЭЦП eGov;

  • ЭЦП eGov Business.

Подписание происходит в электронном формате без необходимости распечатывать документ.

Статусы документов

В системе используются статусы, позволяющие отслеживать ход подписания.

На подписании

Документ отправлен, но еще не подписан всеми участниками.

Подписан

Все необходимые стороны успешно подписали документ.

Документ считается завершенным и имеет юридическую силу.

Отозван

Инициатор отозвал документ до завершения процесса подписания.

Поиск документов

Для быстрого поиска можно использовать:

  • фильтр по типу документа;

  • поиск по названию;

  • поиск по контрагенту;

  • поиск по статусу.

Просмотр информации о документе

Для каждого документа доступна информация:

  • название документа;

  • дата создания;

  • тип документа;

  • список подписантов;

  • текущий статус;

  • история подписания.

Рекомендации по работе

Используйте понятные названия

Например:

✔ Договор поставки №15 от 01.06.2026

Вместо:

✘ Документ_финал_новый_2.pdf

Проверяйте список подписантов

Перед отправкой убедитесь, что добавлены все необходимые участники процесса.

Контролируйте статусы

Регулярно проверяйте документы со статусом «На подписании», чтобы своевременно завершать процессы согласования.

Итог

Раздел «Документы → Внешние» позволяет полностью организовать электронный документооборот с физическими и юридическими лицами в рамках одной системы.

Основные преимущества:

✓ Все документы хранятся в Clockster.

✓ Не требуется использовать сторонние сервисы для обмена документами.

✓ Подписание выполняется через eGov и eGov Business.

✓ Документы обладают полной юридической силой согласно законодательству Республики Казахстан.

✓ Всегда доступна история подписания и актуальный статус документа.

✓ Существенно сокращается время на согласование и подписание документов.

Обновлен

Похожие вопросы