Жұмыс кестелері мен есептер

Clockster жүйесінде барлық қызметкерлердің жұмыс кестесі дұрыс орнатылған болуы өте маңызды, себебі кесте болмаған жағдайда жүйе нақты жұмыс сағаттарын, кешігулерді және жұмыс уақытындағы кемшіліктерді дәл есептей алмайды.
Сол себепті компанияға жаңа қызметкер қосылған кезде, оған автоматты түрде әдепкі жұмыс кестесі тағайындалады. Қажет болған жағдайда бұл кестені қызметкердің нақты жұмыс режиміне сай етіп өзгерту керек.

Clockster жүйесінде жұмыс кестесін құрудың үш тәсілі бар:

1) Белгілі бір уақыт аралығына немесе нақты күндерге арналған кесте

Егер сіз белгілі бір кезеңге кесте орнатқыңыз келсе немесе тек нақты күндерді белгілегіңіз келсе – бұл әдіс сізге арналған.

🔹 «+ Жаңа кесте қосу» батырмасын басыңыз.
🔹 Кесте түрін таңдаңыз: «Жұмыс күні», «Демалыс күні» немесе «Демалыс».
🔹 Кесте кезеңін көрсетіңіз: «Толық кезеңге» немесе «Белгілі бір күндерге».
🔹 Қажетті күндерді немесе кезеңді белгілеңіз.
🔹 Сол кесте қолданылатын локацияны, лауазымды немесе бөлімді таңдаңыз.
🔹 Жұмыс басталу және аяқталу уақытын орнатыңыз.
🔹 Бұл кесте қолданылуы тиіс қызметкерлерді таңдаңыз — оларды сүзгі арқылы немесе жалпы тізімнен белгілеңіз.

2) Бұл тәсіл келесі жағдайларда қолайлы:

Егер сізге жұмыс кестелерін жиі өзгерту қажет болса немесе компанияңызда әртүрлі жұмыс режимдері көп болса, онда әр кесте түрі үшін үлгілер (шаблондар) құра аласыз.

Үлгілер Clockster веб-қосымшасында жасалады:
«Жұмыс кестесі» → «Қосымша баптаулар» бөлімі арқылы.

Әр үлгіге оны тез өзгертуге мүмкіндік беретін бірегей код тағайындаңыз. Кодтар 1-ден 9-ға дейінгі сандардан және A–Z латин әріптерінен тұрады. Қажетті пернені басу арқылы сіз қажетті үлгіні бірден қолдана аласыз.

Егер сіз белгілі бір күндерді өңдеп жатсаңыз — қажетті күндерді таңдағанда CTRL/CMD пернесін басып тұрыңыз.
Егер сіз кезеңді өңдеп жатсаңыз — Alt пернесін басып тұрып, қажетті кезеңді таңдаңыз.
Содан кейін үлгіге сәйкес келетін санды немесе әріпті басыңыз — таңдалған үлгі кестеге автоматты түрде қолданылады.

Егер сіз ыстық перне кодтарын қолданбасаңыз, кестені өңдеу кезінде оң жақ төменгі бұрышта «Жалғастыру» батырмасы пайда болады. Сол жерден қажет үлгіні таңдай аласыз.

Үлгілерді жаңа кесте жасаған кезде де пайдалана аласыз — ол үшін «+ Кесте қосу» батырмасын басыңыз.

Графиктерді көшіру түймесі:
Сіз қызметкерлердің 7 күннен аспайтын бір кезеңге арналған кестесін көшіріп, оны басқа уақыт аралығына қолдана аласыз.

Бұл түйме дәл сол үлгілер жасалатын бөлімде орналасқан:
Қосымша баптаулар → Графиктерді көшіру.

Clockster жүйесіндегі жұмыс кестесіне қатысты маңызды жайттар

1. Жұмыс кестесі мен Бос/Демалыс кестесінің айырмашылығы

Жұмыс кестесі
Жұмыс кестесінде жұмыс басталуы мен аяқталуының нақты уақыты көрсетіледі.
Сондықтан, есеп беру кезінде Clockster жүйесі келесі деректерді толық көрсетеді:

• график бойынша нақты жұмыс істелген сағаттар санын;

• кешігулерді;

• ерте кетулерді;

• қайта өңдеу сағаттарын (переработка).

Бос кесте (Свободное расписание)
Бұл кесте түрінде жүйе кешігу мен ерте кетуді есепке алмайды.
Бұл режимде жұмыс уақыты тек «Келу» және «Кету» белгілері арасындағы уақыт үзінділері бойынша есептеледі.

Мысалы:

• Қызметкер таңертең «Келу» белгісін қойып, күн ортасында қайта белгілесе — жүйе бірінші жұмыс уақытын есептейді.

• Сол күннің ішінде тағы да «Келу» және «Кету» белгілесе — екінші уақыт үзіндісі жазылады.
  Барлық үзінділер қосылып, тәуліктік жалпы жұмыс сағаты ретінде табельде көрсетіледі.

«Демалыс» кестесі
Бұл кесте де дәл бос кесте логикасы бойынша жұмыс істейді.

2. Сменалық кестенің ерекшеліктері:

Сменалық кестені баптау кезінде маңызды жайт

Мысалы, сіз 2/2 (екі жұмыс күні — екі демалыс күні) түріндегі сменалық график орнатсаңыз, ең бастысы — кезеңнің басталу күні есептің алғашқы жұмыс күні болып саналатынын ескеру қажет.

Яғни:

Егер кесте баптауларында басталу күні 8 мамыр деп көрсетілсе, онда жүйе автоматты түрде:

• 8 және 9 мамырды — жұмыс күндері,

• 10 және 11 мамырды — демалыс күндері
  ретінде белгілейді.

Осылайша, жүйе көрсетілген 2/2 тәртібі бойынша кезеңнің соңына дейін кезектестіруді автоматты түрде жалғастырады.

Егер сменалық графиктегі әр күнге жеке жұмыс уақыты орнату қажет болса, «Барлық күндер үшін бірдей уақыт» параметрін өшіріңіз — осыдан кейін әр күнге уақытты жеке-жеке көрсету мүмкіндігі ашылады.

3. Үзілістерді есепке алу жөнінде

Назар аударыңыз:Егер жұмыс кестесінде бекітілген үзіліс уақыты көрсетілсе, бұл уақыт жалпы жұмыс сағаттарынан автоматты түрде шегеріледі.

Егер барлық жұмыс сағаттары үзіліссіз толық есептелсін десеңіз, үзіліс уақытының мәнін 0 минут етіп орнатыңыз.

Қызметкерлердің нақты үзілісте өткізген уақытын бақылау қажет болса, «Үзілісті бастау/аяқтау батырмалары» опциясын қосыңыз.
Бұл жағдайда қызметкерлер үзілісті мобильді қосымша немесе Клокстер киоскі арқылы өздері белгілейді.

Назар аударыңыз: биометриялық құрылғылар үзілістерді бөлек тіркеуді қолдамайды.

Clockster жүйесіндегі «Есептер» бөлімі

«Есептер» бөлімі — бұл қызметкерлердің келу-кетуін, жұмыс уақытының есебін, графиктен ауытқуларды, сондай-ақ команданың негізгі көрсеткіштерін талдауға арналған құрал. Бұл бөлім кез келген кезең бойынша құрылымдалған деректерді жылдам алуға мүмкіндік береді.

Қайдан табуға болады

1. Администратордың жеке кабинетіне кіріңіз.

2. Жоғарғы мәзірден «Жұмыс келу уақыты» бөлімін ашыңыз.

3. Оның астындағы мәзірден «Есептер» бөлімін таңдаңыз.

Қалай пайдалану керек

1. Есепте қажет қызметкерлерді таңдаңыз.
   Қызметкерлерді тез табу үшін локация, бөлім немесе басқа критерийлер бойынша фильтрді пайдаланыңыз.

2. Есепке қажетті кезеңді көрсетіңіз.

3. Есеп түрін таңдаңыз.
   Clockster жүйесінде 7 түрлі есеп форматы қолжетімді.

1. Меншікті есеп

«Меншікті есеп» — ең базалық және жиі қолданылатын есеп түрі.

Бұл есепте сіз қызметкерлер туралы қажетті қосымша ақпаратты таңдай аласыз, соның ішінде:

• Әкесінің аты

• Коды

• Локациясы

• Бөлімі

• Лауазымы

Меншікті есеп қызметкерлердің нақты жұмыс уақытын, жоспарланған және фактіні салыстырып, негізгі көрсеткіштерді жылдам талдауға мүмкіндік береді.

Қажетті деректерді толтырғаннан кейін, сіз қызметкердің жұмыс кестесіне сәйкес жоспарланған сағат саны, кестедегі үзіліс уақытының көрсетілген-көрсетілмегені, таңдалған кезеңде нақты орындалған жұмыс сағаттары, жетпей қалған сағаттар (недоработка ), демалыс күндеріндегі жұмыс сағаттары, сондай-ақ өтінім арқылы мақұлданған уақытша болмаулар туралы ақпаратты қамтитын стандартты есепті жүктей аласыз.

2. Теңшелетін табель – бұл есеп сізге қай мәліметтерді көрсету керектігін өзіңіз таңдауға мүмкіндік береді: мысалы, келу уақыты, кету уақыты, жұмыс істеген сағат саны, ауытқулар, бөлім, лауазым және т.б. Klokster жүйесінде есепке арналған мұндай өрістер 20, атап айтқанда:

• қандай жұмыс кестелері жасалған

• кесте түрлері

• қызметкерлердің қатысуы (жүйеде белгілейтін отметкалары)

• қызметкерге кестеге сәйкес жоспарланған сағат саны

• қызметкердің белгіленген кестеге сай нақты жұмыс істеген сағаттары

• қызметкердің белгіленген кестеден артық жұмыс істеген сағаттары (үстеме жұмыс уақыты)

• қызметкердің артық жұмыс істеп, менеджер мақұлдаған сағаттары (үстеме жұмыс)

• қызметкердің белгіленген кесте бойынша орындай алмаған сағаттары

• қызметкер демалыс күнінде белгі жасаған жағдайда (Демалыс күнінде жұмыс істегені)

• кешігу

• ерте кету

• үзіліс

• аккаунт баптауларындағы түнгі ауысымға белгіленген уақытқа сәйкес түнгі ауысымда істелген сағаттар

• толық емес отметкалары бар күндер саны

• қызметкерлердің жұмыс күні ішінде жасаған отметкалары, отметка қойылған мекенжайымен бірге

• болмау – қызметкер еңбек демалысы кестесіне сәйкес болмаған күндер

• Жұмыс істелген + артық жұмыс істелген уақыт (жалпы сомасы)

• Ауысым басталғанға дейінгі артық жұмыс – қызметкердің Келу белгісіне дейін артық істеген уақыты

• Ауысым аяқталғаннан кейінгі артық жұмыс – қызметкердің кестеде көрсетілген ауысым аяқталу уақытынан кейін нақты жұмыс істеген уақыты

Есепті қалыптастыру алдында сіз сондай-ақ есептің түрін таңдай аласыз: Ескі немесе жаңа нұсқа.

Екі нұсқаның айырмашылығы неде:

Ескі нұсқада теңшелетін табельде таңдалған барлық өрістер бір кестеде көрсетіледі, ол әр қызметкер бойынша топтастырылған, бұл барлық ақпаратты бірден көруге мүмкіндік береді.

Жаңа нұсқада әр таңдалған көрсеткіш бөлек есеп ретінде шығарылады, сондықтан барлық деректерді көру үшін көлденең айналдыру арқылы оңға жылжыту қажет.

3. Табель (Жұмыс кестесі бойынша) — бұл есеп әр қызметкерге бекітілген ауысым кестесіне сәйкес жоспарланған жалпы сағат санын көрсетеді, қызметкердің нақты қатысуына қарамастан.

Бұл табель көрсетеді:

• Қызметкер бекітілген кесте бойынша қанша сағат жұмыс істеуі керек болғанын

• Жоспарланған ауысымдар саны және олардың ұзақтығы

• Жұмыс жүктемесін талдау және жұмыс уақытын жоспарлау үшін қолданылады

Маңызды: «Жоспар бойынша» табель нақты келу және кету белгілерді есепке алмайды.

Барлық өрістер таңдалғаннан кейін, Құру батырмасын басыңыз. Сіз алдын ала есептің алдын ала қарауын көре аласыз, оны Excel форматында жүктей аласыз

4. Қызметкер бойынша егжей-тегжейлі табель — бұл нақты қызметкердің әр жұмыс күні бойынша толық ақпаратты көрсететін егжей-тегжейлі есеп. Ол жоспарланған және нақты жұмыс уақытын біріктіріп көрсетеді, бұл кестеге сәйкестікті дәл талдауға және ауытқуларды анықтауға мүмкіндік береді.

Есепке мыналар кіреді:

• Қызметкер бойынша таңдауға болатын қосымша деректер

• Күні және аптаның күні

• Кесте бойынша ауысымның басталу және аяқталу уақыты

• Нақты келу және кету уақыты

• Нақты жұмыс істелген сағат саны

• Кешігу, ерте кету және артық жұмыс уақыты

5. Табель (Ауысым кестесі) — бұл есеп таңдалған кезеңге арналған қызметкерлердің жоспарланған ауысымдарының бөлінісін көрсетеді. Онда әр қызметкердің белгіленген кестеге сәйкес қай күндері және қай уақытта жұмыс істеуі керектігі көрсетіледі.

Есепте көрсетілетіндер:

• Демалыс күндері, мерекелер және болмаулар (егер олар кестеде белгіленсе)

• Қызметкер бойынша қосымша таңдалатын деректер

• Күндер және аптаның күндері

• Әр қызметкерге тағайындалған ауысымдар

• Ауысымның басталуы және аяқталуы

6. Табель (Еңбек демалысы кестелері бойынша детальды) — бұл есеп жүйе арқылы рәсімделген барлық қызметкердің болмау кезеңдерін көрсетеді. Оған еңбек демалысы, аурухана парағы, демалыс күні үшін берілетін өтемақы (отгул) және басқа да демалыс түрлері кіреді.

📋 Есепте көрсетілетіндер:

• Қызметкер бойынша қосымша таңдалатын деректер

• Қызметкердің ТАӘ

• Демалыс кестесінің түрі (мысалы: еңбек демалысы, аурухана парағы, демалыс уақыты және т.б.)

• Жалпы күн саны

7. Табель (адам-сағат) Clockster жүйесіндегі — бұл 1С жүйесіндегі жұмыс уақытын есепке алу табелінің баламасы.

Таңдалған кезеңнің қорытындысы. Бұл табельде мыналар ескеріледі:

• кесте бойынша сағаттар,

• артық жұмыс сағаттары,

• орындалмаған (жетіспейтін) сағаттар,

• кешігулер мен ерте кетулер,

• болмау немесе демалыс.

Табель келу және кету отметкаларының, сондай-ақ кестелер, демалыстар және іссапарлар деректерінің негізінде автоматты түрде қалыптастырылады. Ол бухгалтерияға тапсыруға және еңбекақы есептеуге қолайлы.